assinar contratos online

Se o avanço da tecnologia já impulsionava a inserção das organizações e setores jurídicos na transformação digital, a Pandemia provocada pelo Covid-19 acelerou ainda mais esse processo tornando obrigatória a continuidade das tarefas mesmo com o afastamento social e o trabalho “home office” obrigando as empresas a adotarem processos digitais como a de assinar contratos online.

A digitalização de documentos é o primeiro passo para essa inovação. O próximo é começar a assinar contratos online para conquistar eficiência, segurança e agilidade ao concretizar acordos e negócios e na gestão de clientes e documentos.

Quer entender melhor como funciona a assinatura digital? Neste artigo, vamos explicar os passos para assinar documentos online, como fazer isso pelo celular e também as vantagens que você ganha ao adotar essa prática. Entenda a seguir!

Entenda as etapas para assinar contratos online

Assinar documentos jurídicos de forma online é um processo muito simples e rápido. A assinatura digital não possui tempo de validade e pode ser facilmente auditada devido aos diversos processos rastreáveis que ela possui.

Para obter uma assinatura digital, é necessário realizar o cadastro em plataformas de assinatura online e começar a assinar seus contratos online.

Confira o passo a passo:

  1.   Faça upload do contrato: insira o documento (em formato do Word ou PDF) na plataforma de assinaturas online.
  2.   Adicione os signatários: indique os nomes ou endereços de e-mail das pessoas que devem assinar o contrato. Se quiser, você também pode determinar a ordem das assinaturas ou outras ações a serem realizadas pelos envolvidos como endosso e testemunha.
  3.   Posicione as assinaturas no local desejado.
  4.   Envie o contrato: clique em enviar para que os destinatários recebam o link do arquivo por e-mail. Você pode também enviar diretamente para o signatário de forma manual.

Ao receber o documento, o responsável seja cliente, fornecedor ou parceiro, deverá seguir os passos:

  1.   Abrir documento: em seu e-mail ou pelo link de assinatura, a parte destinatária deve abrir o contrato no link indicado.
  2.   Assinar: ao clicar no botão “assinar” o signatário deverá informar seus dados pessoais (nome, e-mail, CPF e data de nascimento) para então finalizar a assinatura do contrato.

A plataforma avisará por e-mail sempre que forem realizadas assinaturas no contrato.

Armazenamento de documentos

Com o documento finalizado, ele será armazenado na plataforma, permitindo fácil e rápido acesso.

Com um recurso chamado “carimbo de tempo”, ainda é possível verificar a data e a hora em que a assinatura foi feita, esse registro é associado ao signatário e ao arquivo que foi assinado, dessa forma é imutável e pode ser facilmente auditado. É uma ferramenta importante, pois confere mais credibilidade e autenticidade ao documento.

Vale lembrar que é indicado ter um sistema que permita a elaboração de contratos, ou a inserção de documentos prontos na plataforma, assim como o controle e o armazenamento de documentos pré-assinatura.

Com um software de gestão de contratos e documentos jurídicos, por exemplo, você pode otimizar e automatizar não apenas essa etapa, mas todo o ciclo de vida de um documento e guarda segura do mesmo.

Saiba como assinar contratos pelo celular

A assinatura digital pode ser feita pelo computador, tablet e até mesmo pelo celular. Você não precisa passar por aquele longo processo de imprimir, assinar, digitalizar, enviar para o responsável pela assinatura e depois esperar que a outra parte faça o mesmo.

Para assinar pelo mobile, ao acessar o e-mail e abrir o arquivo, a parte destinatária precisará apenas fazer o clique no botão de assinatura e informar seus dados pessoais.

Após assinado, o destinatário sequer precisará informar a assinatura ou enviar o arquivo. As partes serão avisadas por e-mail e na plataforma da assinatura do contrato, e poderão fazer o download do documento assinado.

Se houverem mais pessoas para assinar, endossar ou testemunhar, as mesmas, na ordem configurada pelo remetente, irão realizar as ações e o documento vai ser atualizado em tempo real.

Seu signatário não possui acesso ao e-mail? Sem problemas! Algumas plataformas de assinatura digital existentes no mercado possuem formas de assinatura através de link ou SMS.

Veja as vantagens da assinatura digital

Como você viu, não tem segredo para assinar contratos online. Além de ser muito simples, a assinatura digital oferece várias vantagens para as empresas. Veja as principais:

Segurança e Validade Jurídica

A assinatura digital possui a mesma validade jurídica do que a assinatura física. O diferencial da assinatura digital está nos pontos de auditoria que facilitam o processo de comprovação da assinatura. 

Essas etapas envolvem desde procedimentos simples como validação de e-mail e captação de dados pessoais e de conexão, até a Autenticação Eletrônica.

Tais conferências impedem que alguma das partes altere o texto do contrato após a assinatura e ligam a assinatura ao contrato em questão.

Otimização de processos

As plataformas para assinatura digital aceleram os processos da empresa. Isso significa mais facilidade e eficiência nos fluxos de trabalho, e eliminação de processos físicos como impressão e translado de documentos.

Agilidade

As partes envolvidas no contrato só precisam de alguns cliques para assinar online. A facilidade do processo economiza tempo para todos os envolvidos, que não precisarão mais parar em frente a um computador para dar continuidade a acordos e negociações. 

Com muito mais agilidade, a empresa economiza tempo e aumenta a produtividade, melhorando seus resultados.

Redução de custos

Ao eliminar uma quantidade incomensurável de documentos impressos, a empresa diminui gastos com papel, tinta para impressão, envio de documentos, armários para armazenamento e também espaços na empresa para o arquivamento de contratos. 

Quando os custos também envolvem o tempo da sua empresa as vantagens aumentam. A assinatura digital elimina também a demanda de funcionários acompanhando o processo da assinatura.

Mobilidade

Clientes, fornecedores e parceiros de qualquer lugar do mundo podem assinar contratos online praticamente em tempo real e através da tela do seu smartphone, sem precisar sequer de uma caneta. 

Isso significa mobilidade, praticidade, conforto e economia de tempo e dinheiro em viagens, deslocamento, correios ou motoboys.

Agora que você conhece os processos e as vantagens de assinar contratos online, entenda como você pode otimizar ainda mais o acompanhamento dos processos com a união entre a assinatura online e a gestão de contratos, que interligam os diferentes setores da sua empresa envolvidos no processo e automatizam ações.

Sobre o autor:

Autentique

O Autentique é uma plataforma de assinatura digital que permite a assinatura e solicitar assinatura online de contratos e outros documentos em segundos e com validade jurídica.

Leave a Comment

logo incontract

Software de gestão de contratos e documentos, desenvolvido para facilitar o dia a dia nas empresas.

Conteúdos Gratuitos

Siga-nos

Email: contato@incontract.com.br
Nossos telefones:

SC +55 (47) 3036-7700
SP +55 (11) 4118-2300