Tudo que você precisa saber sobre assinatura eletrônica de contratos e documentos

A assinatura eletrônica é uma ferramenta que traz diversas vantagens para a empresa. Quando feito manualmente em um contrato físico, o processo de assinatura pode acarretar diversas dificuldades, como demora, necessidade de deslocamentos e burocracias.

Já com a assinatura eletrônica, não é preciso se preocupar com esses problemas. Você elimina custos, ganha agilidade nas negociações e tem mobilidade para assinar documentos de onde quiser.

Quer adotar essa ferramenta e melhorar sua gestão de contratos? Então confira a seguir as principais informações que você precisa saber sobre assinar documentos eletronicamente!

O que é assinatura eletrônica?

A assinatura eletrônica é uma forma de assinar documentos online. O processo é simples, prático, seguro e, claro, tem plena validade jurídica. É muito semelhante à assinatura física, com a diferença de que é feita em ambiente digital.

Aqui, é importante diferenciar a assinatura digital e eletrônica. Ambas são realizadas em meio virtual, contudo os mecanismos de autenticação são diferentes.

Na assinatura digital é preciso ter um certificado digital. Trata-se de um documento que deve ser emitido por uma autoridade certificadora homologada pela ICP-Brasil, o órgão do governo responsável pela regulamentação dos certificados digitais.

Já na assinatura eletrônica, esse certificado não é obrigatório, pois são utilizados outros recursos de identificação e autenticação dos usuários, como:

• Login e senha;
• Biometria;
• E-mail;
• Código-token;
• SMS enviado para telefone celular;
• Endereço de IP;
• Data e hora da assinatura.

Como funciona a assinatura eletrônica?

Uma das principais normas brasileiras que regem as assinaturas eletrônicas é a Medida Provisória nº 2.200-2/2001, que institui a Infra-Estrutura de Chaves Públicas Brasileira – a ICP-Brasil, de que falamos acima.

No parágrafo 2º do artigo 10 da MP, fica claro que a norma “não obsta a utilização de outro meio de comprovação da autoria e integridade de documentos em forma eletrônica.

Inclusive os que utilizem certificados não emitidos pela ICP-Brasil, desde que admitido pelas partes como válido ou aceito pela pessoa a quem for oposto o documento”.

Sendo assim, mesmo sem a certificação digital, a assinatura eletrônica tem garantida a sua validade jurídica. Basta que as partes signatárias estejam de acordo com os meios utilizados.

Para adotar a assinatura eletrônica, você pode contar com uma plataforma especializada para elaborar, enviar e assinar documentos online com segurança.

De modo geral, funciona assim: 

1. Você cria um documento ou faz o upload do arquivo na plataforma;
2. Insere o e-mail das pessoas que deverão assinar;
3. Colhe as assinaturas de modo totalmente digital.

Em que tipo de documento posso usar essa assinatura?

A assinatura eletrônica pode ser usada nos mais variados tipos de documentos jurídicos, como:

• Contratos;
• Documentos de clientes e fornecedores;
• Acordos de acionistas;
• Processos judiciais e administrativos;
• Procurações;
• Termos, políticas e autorizações empresariais.

Ou seja, é utilizada em documentos jurídicos em geral e acordos que precisam de uma formalização jurídica.

Mas vale lembrar que, para serem aceitos com assinatura eletrônica, esses documentos não podem ter o requisito de reconhecimento de firma.

Quais os benefícios dessa ferramenta?

Toda empresa, nos dias de hoje, precisa de eficiência, otimização e economia. Assinando documentos eletronicamente, você tem tudo isso e mais! Confira:

• Facilidade: a tecnologia simplifica os processos e facilita os negócios.
• Agilidade: com uma plataforma digital, a negociação e a formalização dos acordos são feitas com mais praticidade e rapidez.
• Produtividade: com a otimização de tarefas manuais ou meramente operacionais, você não perde tempo, tornando sua gestão de documentos mais produtiva e estratégica.
• Redução de gastos: você elimina gastos com impressão de documentos, custos com cartório e deslocamentos.
• Mobilidade: você pode firmar acordos de qualquer lugar e a qualquer hora, apenas bastando ter acesso à internet.
• Segurança: além da segurança jurídica, você garante a segurança dos dados, por meio de acessos restritos e recursos contra fraudes e adulterações. Assim, sua empresa consegue se manter alinhada à Lei Geral de Proteção de Dados.

E para relembrar: com a assinatura eletrônica, você tem todas essas vantagens com plena validade jurídica e possui meios eficazes de garantir a autenticação e a integridade dos documentos.

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