Certificado digital: descubra como assinar digitalmente seus documentos

Um dos processos mais burocráticos na área administrativa das empresas é a gestão de contratos e documentos. Nesse contexto, o certificado digital é um recurso importante que vem para facilitar o processo de assinaturas. 

Quando realizado manualmente, demanda tempo e deslocamento dos envolvidos até os cartórios para reconhecimento, por exemplo.

Tudo isso acaba impactando nas entregas, que passam a ser muito mais demoradas. Mas, com o crescimento de soluções digitais, a gestão de contratos e documentos pode ser simplificada, com um fluxo de trabalho otimizado e equipes mais produtivas.

Neste post, vamos explicar como isso é possível através da adoção da assinatura com certificado digital. Confira!

Assinatura eletrônica X assinatura digital

Antes de falarmos sobre certificado digital, é importante entender as diferenças entre assinatura eletrônica e assinatura digital – termos que muitas vezes são utilizados erroneamente como sinônimos.

• Assinatura eletrônica: qualquer mecanismo utilizado para identificação do indivíduo que interage em algum meio eletrônico. De modo geral, pode ser um login/senha, uma foto, uma impressão digital, um chip de cartão de bancol, entre outros recursos. Na assinatura de documentos eletrônicos, existem aplicativos que identificam o autor a partir de um cadastro validado com sua conta de e-mail, por exemplo.  
• Assinatura digital: feita necessariamente com um certificado digital. Neste caso, mais do que assinar eletronicamente o documento, como citamos acima, o certificado funciona como um recurso de segurança baseado em criptografia assimétrica, para garantir não só a autenticidade (quem foi) como a integridade (ninguém alterou) do documento eletrônico. Assim, o certificado digital utiliza de criptografia para validar tanto quem está assinando o documento como para assegurar que o mesmo não sofreu qualquer modificação desde então. 

É importante salientar que, observando-se determinadas condições técnicas e jurídicas, ambas as situações possuem validade jurídica, sendo a assinatura eletrônica um meio geralmente mais simples de assinatura, que pode até mesmo ser complementado por um certificado digital, mas não precisa necessariamente dele para atribuir adequado nível de segurança para a operação.

Preciso ter o certificado digital na minha empresa?

Agora que você já sabe as diferenças, deve estar se perguntando: preciso ter as duas situações em minha empresa? A resposta é: não, necessariamente.

A assinatura eletrônica sem certificado digital já atribui validade jurídica ao documento, se observadas determinadas condições e se as partes envolvidas já estiverem satisfeitas com o grau de segurança do recurso utilizado. 

Para utilizar um certificado digital que observe os critérios da legislação, a empresa precisa contar com o apoio de uma instituição homologada pela ICP-Brasil, órgão instituído pelo Governo Federal através da Medida Provisória 2.200-2, de 2001. É a ICP-Brasil que regulamenta e acompanha a evolução dos certificados digitais, assegurando seu uso.

Por que contar com um certificado digital?

Se os dois tipos de assinatura têm validade jurídica, então por que optar pela assinatura com certificado digital? O fato é que, dependendo do caso, esse recurso pode ser importante e necessário.

Isso porque a assinatura digital conta com métodos muito mais fortes de segurança, devido ao uso de criptografia e de duas chaves, uma pública e uma privada.

Isso eleva o grau de precisão e confiabilidade em relação à autenticidade dos documentos. Além disso, atos de falsificação ou adulteração se tornam muito mais difíceis de serem cometidos quando se tem um certificado digital.

Também, em alguns casos, como para a emissão de nota fiscal eletrônica, a certificação pode ser obrigatória dependendo do regime tributário e da atividade exercida – como empresas de lucro presumido ou lucro real bem como operações que envolvam venda de produtos com incidência de ICMS.

Outro exemplo em que o certificado digital é obrigatório é o caso de empresas, mesmo do Simples Nacional, que tenham mais de três funcionários.

A certificação é necessária para documentos como demonstrativos de recolhimento do FGTS e a GFIP (Guia de Recolhimento do FGTS e Informações à Previdência Social).

Sendo assim, é importante avaliar o tipo de documento a ser assinado e os riscos envolvidos na transação. Dessa forma, é possível escolher entre a assinatura eletrônica e a assinatura digital da forma mais adequada para a empresa e com a segurança que o seu negócio precisa.

Quais os tipos de certificado digital?

Para escolher um certificado digital para a sua empresa, você precisa saber quais são os tipos disponíveis no mercado. Os dois principais são:

• Certificado A1: trata-se de um arquivo digital, como um software, que pode ser instalado em vários aparelhos ou em dispositivos móveis. Sua validade é de 12 meses.
• Certificado A3: é disponibilizado em mídia física, como um token, pen drive ou cartão, e só pode ser instalado em uma máquina por vez. Sua validade pode ser de 12, 24 ou 36 meses.

Além disso, os certificados podem ser usados para diferentes finalidades. Para isso, existem três principais categorias:

• e-CPF, destinado a pessoas físicas;
• e-CNPJ, destinado a pessoas jurídicas;
• NF-e, destinado especificamente para a emissão de notas fiscais eletrônicas, incluindo notas fiscais avulsas, notas fiscais de consumidor e notas fiscais de serviço.

E lembre-se: você pode usar o certificado digital não apenas para emitir nota fiscal, mas também para assinar digitalmente os mais diversos tipos de documentos jurídicos e contratos eletrônicos, evitando gastos com cartórios, deslocamentos e demais dificuldades que atrasam as negociações.

Como implantar a assinatura digital na gestão de documentos?

Agora que você já entendeu a importância do certificado digital, saiba que uma gestão eficaz de documentos, com redução do tempo para assinatura de contratos, pode ser uma realidade com o uso de soluções desenvolvidas especificamente para esse fim.

Ferramentas de gestão de contratos,  atuam em todo o processo de criação, alteração e assinatura de contratos, garantindo o acompanhamento e a transparência em toda a rotina envolvida nesse trabalho.

Entre as vantagens da utilização de uma solução que comporte a assinatura digital ou eletrônica, podemos destacar:

• Produtividade: centralizar a gestão de documentos em um único local facilita todos os trâmites do processo. Novas versões, assinaturas online e com validade jurídica, acompanhamento de cláusulas e validação de contratos são realizados com mais praticidade e rapidez. Além disso, um software especializado possibilita o cadastro de modelos de minutas e contratos, eliminando a necessidade de se iniciar a produção de novos contratos do zero.
• Transparência: todas as ações realizadas na gestão de contratos ficam gravadas e vinculadas aos usuários, que podem ter permissões predefinidas de acordo com as funções que exercem.
• Segurança: a assinatura eletrônica e a assinatura com certificado digital são ferramentas eficazes contra fraudes em documentações e contribuem para o compliance da empresa. São soluções que estão cada vez mais presentes na rotina das empresas e que transformam a gestão de contratos em um trabalho muito mais transparente e seguro.

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