O sistema de assinaturas online é um recurso que vem sendo cada vez mais adotado pelas empresas. E, se você também quer usá-lo na sua gestão de contratos, já deve saber como isso é vantajoso por trazer mais eficiência e economia, certo? Mas, afinal de contas, você sabe como fazer assinatura eletrônica

Se é isso que está faltando para você implementar de vez essa ferramenta, então este artigo é para você. A seguir, vamos mostrar um passo a passo de como funciona esse tipo de formalização de documentos. Veja como é simples usar a assinatura eletrônica em suas contratações!

Assinatura eletrônica e assinatura digital: qual a diferença?

Antes de explicar como fazer assinatura eletrônica, é importante que você não confunda  com assinatura digital.

Vale dizer que as duas assinaturas são feitas por meio eletrônico e ambas possuem validade jurídica. Contudo, as formas de autenticação de cada uma são diferentes. Consequentemente, o processo para utilizá-las também será diferente.

Na assinatura eletrônica, pode ser usado qualquer tipo de autenticação que faça uso dos meios digitais, por exemplo:

  • Login e senha;
  • E-mail;
  • SMS;
  • Biometria;
  • Token;
  • Reconhecimento do endereço de IP;
  • Geolocalização do usuário;
  • Data e hora da assinatura realizada em meio online.

Já na assinatura digital, a autenticação se dá, obrigatoriamente, por meio de um certificado digital – um documento criptográfico que deve ser emitido por uma autoridade certificadora.

Portanto, ao optar pela assinatura eletrônica, você não precisa desse certificado. O processo é bastante simples, prático e rápido. Veja como funciona na prática!

Passo a passo: como fazer assinatura eletrônica

Para fazer uma assinatura eletrônica, você pode contar com plataformas especializadas nessa solução, que garantam a autenticidade da assinatura e a integridade dos documentos. Veja como funciona o passo a passo!

Passo 1: Escolha a plataforma de assinatura eletrônica

Existem várias plataformas no mercado para esse fim. Para escolher a mais adequada, é importante atentar a alguns detalhes, como a segurança e praticidade. Verifique, por exemplo, se:

  • O sistema oferece vários níveis de autenticação;
  • O acesso é seguro e restrito;
  • Há histórico das versões dos documentos;
  • Há recursos como marcas d’água ou selos antifraudes.

Outra dica é avaliar se a ferramenta permite integração com outros sistemas usados na sua empresa. Isso contribuirá para que a gestão de documentos se torne mais automatizada e eficiente.

Passo 2: Crie sua conta na plataforma

Uma vez escolhida a plataforma, você deverá acessá-la por meio de login e senha. Para isso, basta criar a sua conta no sistema, definindo o seu usuário, a senha para ter acesso de entrada e outras informações como e-mail para confirmação do cadastro.

Passo 3: Adicione os documentos a serem assinados

Com isso, você pode começar a fazer o upload dos documentos na plataforma. O arquivo pode estar no seu computador ou em outros meios de armazenamento, como a nuvem.Você também pode escolher o formato mais adequado, como Word ou PDF. 

Passo 4: Insira os e-mails dos signatários

No próximo passo, você deve adicionar o nome e o endereço de e-mail dos envolvidos no acordo que deverão assinar o documento, por exemplo contratante, contratado ou testemunha. Se necessário, também é possível determinar a ordem em que cada signatário deve assinar.

Passo 5: Envie os documentos aos destinatários

Com tudo pronto, a plataforma irá enviar o documento aos destinatários. Cada um receberá um link de acesso em seus respectivos e-mails, podendo, assim, efetivar sua assinatura eletrônica.

Vale lembrar que os signatários têm total mobilidade, podendo assinar de qualquer lugar e por meio de dispositivos móveis, desde que tenham acesso à internet.

Por fim, com o documento devidamente assinado, ele é automaticamente armazenado de forma segura. Todas as partes têm fácil acesso online para quando precisar consultar o arquivo, podendo ainda fazer download ou imprimir se preferirem.

Para ter maior controle da documentação da empresa, o ideal é contar com uma ferramenta de gestão de contratos que seja integrada com plataformas de assinatura. Dessa forma é possível controlar todo o fluxo dos documentos, e mantê-los armazenados digitalmente após a assinatura.

Viu como fazer assinatura eletrônica é simples e seguro? Agora que você já sabe o passo a passo desse processo, aproveite para acompanhar mais conteúdos em nosso blog e otimize sua gestão de documentos!

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