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A tecnologia está deixando de ser um diferencial para ser uma obrigação dentro das empresas. Se tratando da gestão de contratos, é uma aliada que dinamiza os processos e garante segurança para as etapas pré, durante e pós negociação. Porém muitas empresas têm dúvidas sobre como fazer um contrato com ajuda da tecnologia.

Primeiramente, vale ressaltar que a formalização de acordos é fundamental para resguardar a empresa diante de imprevistos. Fazendo isso, existe uma proteção contra erros de prazo e valor, falhas de comunicação e/ou desalinhamento de informações. 

Diante desse contexto, soluções de gestão de documentos, de armazenamento em nuvem e de assinatura digital têm ganhado destaque no mercado. Agora imagine contar com todos esses benefícios dentro de uma só ferramenta. O InContract é uma solução pensada para auxiliar as empresas em todas essas etapas, pois acompanha todo o fluxo dos documentos, desde a criação até o encerramento.

Continue lendo o post para entender como fazer um contrato com ajuda da tecnologia e entender como funcionam as etapas na nossa ferramenta de gestão de documentos, o InContract.

Como fazer contrato: passo a passo dentro do InContract

Desenho dos fluxos de aprovação

Cada empresa possui fluxos de processo diferentes, por isso, ao adquirir uma solução de gestão de documentos como o InContract, é possível definir um ou mais fluxos pelos quais os seus documentos precisam passar. 

Dentro do sistema, isso ficará definido por meio de uma representação gráfica, chamada BPMN. Essa representação ilustra de forma clara quais são as fases que o documento deverá passar.

Dessa forma, é possível designar uma ou mais pessoas que ficarão responsáveis pela revisão do documento, o que deverá ser feito após a aprovação, e se necessário inclusive é possível incluir uma ferramenta de assinatura eletrônica neste fluxo.

Durante o processo, é possível também visualizar uma linha do tempo que informa quais etapas o documento já percorreu e quanto tempo cada uma levou. Isso é muito importante para realizar análises estratégicas e corrigir gargalos e, assim, alcançar um ciclo de vida ideal para os documentos.

Criação de minutas

Vale salientar que qualquer tipo de documento que necessite passar por um fluxo pode ser gerenciado dentro do InContract. Isso pode ser feito de três formas: 

  1. Trabalhando com base em minutas prontas, já disponíveis na plataforma; 
  2. Criando um documento do zero no sistema;
  3. Subindo um documento pronto.

Assim, é possível tanto que o usuário inicie o documento, quanto o receba de terceiros e insira no sistema para fazer o gerenciamento. Tudo conforme a necessidade da empresa naquele momento.

Mobilidade

O InContract faz a armazenagem de documentos em nuvem, isso evita chances de extravios, o que acontece mais facilmente com arquivos físicos. Esse tipo de armazenagem permite que os autorizados possam acessar um documento de qualquer lugar do mundo, mediante login e senha criptografados. 

Além disso, as aprovações podem ser feitas via dispositivos móveis, diretamente pela internet, sem necessidade de baixar aplicativos e ocupar a memória do celular. 

Isso beneficia o trabalho colaborativo e a comunicação, trazendo vantagens para quem trabalha remotamente ou de diferentes filiais. As atualizações em tempo real ainda evitam consultas a versões ultrapassadas.

Campos dinâmicos de edição

O InContract possui campos de edição dinâmicos, que permitem o preenchimento das informações necessárias de forma rápida e intuitiva, sem necessidade de ficar buscando o conteúdo no meio do texto. Assim, contratos longos tornam-se muito mais simples de serem preenchidos. 

Além disso, a plataforma disponibiliza um histórico rastreável das alterações. Conforme houver alterações no texto, a solução facilita a visualização, destacando no texto as mudanças. 

Por exemplo, se o documento passar pelo advogado, e esse devolver com uma sugestão de alteração, a cláusula sugerida ficará em destaque para que o aprovador identifique rapidamente. 

Formalização de acordos

O InContract possui integração com ferramentas de assinatura eletrônica, então, quando necessário, há a possibilidade de inserir uma assinatura e chancela no contrato, totalmente de forma digital. Eliminando a necessidade de impressões e gastos com correio.

Vale lembrar que os documentos assinados eletronicamente possuem validade jurídica, que é garantida pela Medida Provisória nº 2.200-2/2001.

A importância do compliance

Seguir uma política de compliance é fundamental para o bom funcionamento da empresa. Essa atitude faz com que os acordos comerciais sejam mais seguros e confiáveis, seguindo parâmetros definidos para as contratações.

Para auxiliar o cumprimento disso, o InContract permite que seja criado um questionário online para determinados usuários. Por exemplo: no início do processo, pode-se encaminhar um questionário para o fornecedor, e nesse questionário aplicar perguntas pertinentes às regras da sua política de compliance. Por exemplo: se a empresa só aceita pagamento via boleto, o administrador do sistema pode questionar as formas de pagamento aceitas pelo fornecedor.

Outro exemplo é quando a empresa não fecha acordos com quem estiver negativado. No questionário pode-se perguntar se o fornecedor possui alguma pendência, e solicitar a anexação de um comprovante. Dependendo da resposta a empresa decide se irá prosseguir ou não com a contratação. Assim evita-se que haja imprevisibilidades durante a vigência do acordo.

As autorizações são configuráveis por usuário, garantindo que regras definidas pelo administrador do sistema sejam seguidas. Isso é feito configurando permissões específicas de acordo com cargo e tipo de documento, levando em consideração o segmento ou hierarquia necessária para aprová-lo. Por exemplo, se contratos bancários ou de determinado valor só podem ser assinados pelo diretor da empresa.

Por isso a importância de contar com uma ferramenta que garanta a execução do compliance e de todas as etapas da forma correta. 

Agora você conhece um pouco sobre os benefícios de utilizar uma solução de gestão de documentos e entendeu como fazer um contrato no InContract. Se ficou alguma dúvida assista o vídeo abaixo, onde demonstramos as funcionalidades dentro da plataforma.

Quer receber uma demonstração gratuita do InContract? Entre em contato com nossos especialistas.

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