compliance de documento

Garantir a segurança de documentos sempre foi algo importante, hoje, no entanto,essa é uma tarefa essencial. Por isso, garantir os valores e o compliance de documento da sua empresa deve ser uma prioridade.

A Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) é um dos motivos que, trouxe essa questão para o centro das discussões empresariais.

Por conta dela, houve a necessidade de todas as empresas se adaptarem ao novo cenário para garantir o direito à proteção dos dados pessoais.

Assim, preparamos este artigo para explicar o que é, como e porquê implementar o compliance de documento na sua empresa.

O que é compliance de documento?

O termo tem origem no inglês, “to comply”, e se refere a uma ação em conformidade com a lei ou um conjunto de normas estabelecidas

No caso da LGPD, por exemplo, o compliance é garantir que os seus documentos estejam de acordo com a Lei 13.709, de 2018.

Para que isso aconteça da melhor forma, a empresa deve sincronizar as suas regras internas com as normas às quais está sujeita, identificando os riscos. Com isso, é de extrema importância conhecer bem os seus processos e o que os impacta diretamente.

E isso deve levar em conta tanto o que diz a lei quanto por outras normas e diretrizes externas à instituição. Mas para além disso, com um compliance adequado é possível ter maior assertividade e agilidade na tomada de decisões, fortalecer a cultura da organização e garantir que nenhuma inconsistência colocará em risco o seu negócio.

O que levar em consideração no compliance de documento?

Entendida a importância de se estar de acordo com a legislação e as normas internas e externas à sua empresa, trouxemos também algumas dicas para aplicar o compliance de documento da melhor forma, como:

Padronização

Por conta do grande volume de informações, uma maneira de organizar tudo isso é padronizar os modelos dos arquivos.

Com isso você terá mais unicidade nos documentos e menos esforços pelos colaboradores, que não precisarão criar tudo do zero.

Pode ser muito interessante definir um template que sirva de base para a criação de novos documentos, padronizando a definição de título, fonte, logo e outras características.

Além disso, padronizar os processos também ajuda na gestão, principalmente com a definição das nomenclaturas utilizadas. Assim a organização tende a facilitar a localização de arquivos, por exemplo.

Segurança

Outro ponto importante é que com o seu compliance de documento, é possível garantir a segurança dos dados e da empresa, já que é preciso estar de acordo com a legislação, como no caso da LGPD.

Defina quem deve ter acesso aos dados, com o objetivo de limitar quem tem acesso aos documentos e de que forma, facilitando a gestão e evitando possíveis vazamentos de informações.

Controle

Por fim, com o compliance de documento você tem a possibilidade de ter uma visão maior sobre as informações como controle de datas, vigência dos documentos, acordos realizados e entregas dos serviços ou produtos.

Sabendo quais são os maiores riscos e quais são as tarefas mais sensíveis, você pode dedicar mais esforços nessas atividades e garantir que haja a continuidade delas sem grandes impactos.

Como aplicar o compliance de documento na empresa

Depois das dicas principais, agora explicaremos o passo a passo para aplicar o compliance de documento na sua empresa. Lembrando que esse processo pode ser otimizado com o suporte de tecnologias especializadas.

Planejamento

Em toda organização, planejar é uma tarefa fundamental para garantir quais estratégias serão utilizadas, quais são as expectativas envolvidas e como acontecerá o fluxo das informações.

Outra parte importante do planejamento é definir como serão os seus processos internos de auditorias, como serão repassadas as informações aos colaboradores e quais as mudanças que devem ser implementadas dentro da organização.

Treinamento

Depois de compreender as etapas do seu planejamento, certamente surgirá a necessidade de capacitar os seus colaboradores.

Para isso será necessário também revisar a sua política e atualizá-la aos colaboradores sempre que possível.

Isso serve para garantir que todos tenham acesso às políticas facilmente, seja para relembrar conceitos ou repassar informações.

Elaboração das diretrizes

Além da revisão das políticas internas e externas da empresa, no compliance de documento será necessário elaborar as suas diretrizes internas.

Sendo assim, ter um código de conduta bem elaborado tornará claras, tanto interna quanto externamente, as informações a respeito dos seus princípios, valores e procedimentos, mantendo sempre o cumprimento das suas expectativas de negócio.

Digitalização de processos

Por fim, para que todas as suas diretrizes sejam cumpridas, você pode contar com a digitalização dos processos por meio da tecnologia, definindo as suas configurações para garantir o cumprimento de todas as atividades.

Com isso você ganha não apenas produtividade, mas também garante a sustentabilidade do seu negócio. Além disso, evitar erros que podem acontecer com inúmeros trabalhos manuais, torna o seu processo, como um todo, muito mais ágil .

Como a tecnologia pode auxiliar a cumprir o compliance?

Fazer a gestão de uma empresa e dos seus processos não é uma tarefa simples. Entretanto, com um bom planejamento e auxílio da tecnologia torna-se possível automatizar as tarefas e minimizar diversos riscos.

Em meios físicos e impressos sua empresa está sujeita a uma série de riscos que podem acontecer com o extravio de documentos, desorganização e descumprimento das suas próprias diretrizes internas.

Além disso, algumas inconsistências podem não apenas impactar o seu regimento interno, mas desrespeitar as legislações vigentes e colocar todo o seu negócio em risco.

Com o compliance de documento correto você garante o cumprimento das suas normas internas e externas.

E com o auxílio de tecnologias especializadas, você garante também a realização dos três pontos que citamos acima: padronização, segurança e controle.

Por isso, mantenha-se atualizado nas soluções tecnológicas que proporcionam uma gestão descomplicada e eficiente. Acesse os conteúdos no nosso blog e saiba tudo o que há de novo. 

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