Compliance na gestão de contratos e contratações das empresas

O compliance é um tema que vem ganhando cada vez mais atenção nas empresas. Para advogados, gestores e demais profissionais que lidam diariamente com a gestão de contratos e outros documentos jurídicos, manter o compliance é fundamental para garantir transparência nas relações com clientes, fornecedores e demais stakeholders.

Diante da importância do tema, explicaremos, neste artigo, o que é o compliance e seu papel no âmbito jurídico – nas contratações e no gerenciamento de contratos. Acompanhe a seguir!

O que é compliance?

O termo compliance vem do verbo inglês comply, que tem acepções como cumprir, obedecer, agir em conformidade e respeitar disposições. No âmbito corporativo, isso significa que todos os envolvidos em uma relação com a empresa devem obedecer rigorosamente os regulamentos, as normas e os princípios previamente estabelecidos e acordados.

Isso é muito benéfico para todos pois, além de garantir transparência nas ações da empresa, assegura-se que todas as práticas estejam de acordo com a conduta e a política da organização. Além disso, o compliance está intrinsecamente relacionado ao combate contra atos ilícitos.

Foi com a Lei nº 12.846/2013 que o conceito de compliance se popularizou. Também conhecida como a Lei Anticorrupção, ela visa que todas as empresas sejam responsabilizadas administrativa e civilmente por atos contra a administração pública – incluindo atos fraudulentos e de corrupção em licitações e outros tipos de contratos.

Com isso, percebeu-se a necessidade de inserir o compliance na cultura das organizações. Assim, toda relação de negócio passa a ser melhor documentada – de modo que os direitos e as obrigações das partes envolvidas ficam detalhados no acordo.

Dessa forma, o compliance proporciona contribuições importantíssimas na gestão de contratos e contratações em empresas.

Qual a importância do compliance na gestão de contratos e contratações?

Quando a empresa adota um programa de compliance, ela estabelece uma série de políticas e procedimentos internos que visam a integridade, a transparência e ações baseadas na conduta ética e legal. Além disso, cria canais de comunicação, auditorias e formas de incentivar a denúncia de irregularidades e o combate à corrupção.

Diretrizes como essas são fundamentais para uma gestão transparente de contratos e contratações nas empresas. Sem um programa claro e bem definido, manter a organização e o cumprimento de todas as obrigações legais estabelecidas nos acordos pode ser desafiador no cotidiano de profissionais que lidam com um alto volume de documentos.

Como a Lei Anticorrupção estabelece no seu art. 5º, são considerados atos lesivos:

• IV – no tocante a licitações e contratos: f) obter vantagem ou benefício indevido, de modo fraudulento, de modificações ou prorrogações de contratos celebrados com a administração pública, sem autorização em lei, no ato convocatório da licitação pública ou nos respectivos instrumentos contratuais.

Nesse sentido, podemos entender que o contexto de contratos pode dar margem para atos ilícitos – como propinas e suborno – além de poder gerar uma série de conflitos de interesses com fornecedores, prestadores de serviços ou outros parceiros.

Logo, a necessidade de uma gestão moderna, clara e eficiente. Com um programa de compliance, a empresa pode definir valores e princípios, códigos de ética e diretrizes internas que contribuem para uma gestão mais efetiva. Atuando de modo preventivo e fiscalizatório contra qualquer irregularidade contratual!

Com uma gestão de contratos transparente, a empresa pode:

• Garantir o histórico de todas as ações, negociações e acordos com fornecedores;
• Oferecer documentação detalhada e comunicação clara de todas as fases de um contrato – da elaboração, passando pela negociação e aprovação, até o encerramento;
• Ter maior controle dos prazos de vencimento e renovação de contratos;
• Estabelecer políticas de segurança da informação e segurança cibernética;
• Contar com uma política clara de contratação de colaboradores e prestadores de serviço;
• Monitorar os valores, prazos e quantidade de suprimentos negociados com fornecedores;
• Garantir o cumprimento dos níveis de SLA (Service Level Agreement ou Acordo de Nível de Serviço) estabelecidos nos acordos;
• Estabelecer critérios de seleção de fornecedores, garantindo idoneidade e maior qualidade;
• Manter a adequação de todos os envolvidos quanto às políticas e diretrizes da empresa.

Uma forma de conseguir todas essas vantagens é aliar o compliance à automatização do gerenciamento de contratos e contratações. O intenso fluxo de documentos e o exaustivo trabalho de controlar todos os termos, condições e cláusulas contratuais exigem, dos advogados e gestores, uma gestão mais ágil e centralizada.

Quando não se tem esse controle, muitas empresas abrem espaço, por exemplo, para conflitos em contratações ou acabam ficando à mercê de imposições de fornecedores – como valores abusivos ou cláusulas exorbitantes – por não ter tempo de fazer cotações no mercado ou melhores seleções de prestadores de serviço.

Portanto, com uma gestão mais efetiva e baseada no compliance, todos os requisitos contratuais bem como os direitos e as obrigações de todas as partes tornam-se mais transparentes. Com isso, você cria melhores relações com fornecedores, prestadores de serviços e parceiros, além de reforçar condutas éticas e legais – o que é positivo para todo o mercado.

Ficou interessado pelo tema? Então, não deixe de se inscrever em nossa newsletter para continuar recebendo conteúdos similares e novidades do setor jurídico!