O contrato digital é um meio de formalização de um acordo entre duas ou mais partes. Seus princípios são os mesmos de um contrato físico tradicional, com a diferença de que é feito em ambiente virtual.

Trata-se de uma excelente solução para empresas de qualquer área, tamanho ou segmento. Afinal, lidar com documentos jurídicos é uma necessidade de toda companhia.

Desde contratos com clientes, fornecedores, parceiros ou funcionários, até contratos básicos como de aluguel e internet, o fato é que as empresas precisam gerir um grande volume dessas peças.

Nesse contexto, o contrato digital surge para facilitar e simplificar todo esse processo, garantindo mais agilidade, autonomia e segurança na celebração de acordos. Além disso, ele oferece mobilidade, uma vez que as partes podem elaborar, negociar, revisar e assinar os contratos de qualquer lugar.

Mas, para adotar esse recurso, é importante ficar atento a alguns cuidados. Por isso, mostramos, a seguir, 3 requisitos-chave que um contrato digital deve ter. Confira!

3 requisitos-chave de um contrato digital

1. Acesso seguro e restrito

Um dos requisitos mais importantes é garantir a segurança das informações contidas nos contratos digitais. Para isso, você precisa de um sistema de acesso seguro.

Você pode contar, por exemplo, com a autenticação dupla para acesso aos documentos. A autenticação digital pode ser feita de diversas formas, como por meio de senha, chave privada, biometria, token, entre outras.

Para reforçar a segurança, você pode utilizar dois fatores de autenticação combinados, como e-mail e certificado digital. Assim, você tem maior garantia de que apenas a pessoa certa tem acesso ao documento.

Além disso, você pode contar com ferramentas e softwares que permitam a definição de acesso aos contratos. Dessa forma, você pode configurar, por exemplo, que determinados tipos de contratos só sejam acessados por determinadas equipes ou setores.

Ou, ainda, que cada contrato tenha acesso liberado somente para os envolvidos e as pessoas responsáveis. Isso é fundamental para garantir o sigilo e a privacidade das informações e evitar que dados sejam vazados ou acessados indevidamente.

2. Plataforma para gestão

Outro requisito-chave é contar com plataformas para a gestão de documentos online com segurança. Softwares especializados, por exemplo, ajudam a manter a organização de toda a documentação em ambiente digital, centralizam os arquivos em um só lugar e facilitam o acesso e o armazenamento.

Além disso, as ferramentas cloud são as melhores opções para a gestão de contratos digitais, já que a nuvem possibilita volumes de armazenamento conforme a necessidade da empresa.

E no gerenciamento online, quando as partes estiverem trabalhando na edição e na revisão do contrato, não se corre o risco de perder o documento ou uma alteração, caso aconteça alguma falha de internet ou outro problema técnico. Isso porque as ferramentas em nuvem salvam os arquivos automaticamente, garantindo um armazenamento seguro.

Também, se você utilizar apenas e-mail para o envio e o arquivamento dos contratos, as informações podem se perder e o acesso se torna muito mais complicado. E contar apenas com o arquivamento em pastas na intranet da empresa pode ser arriscado, devido às eventuais falhas de segurança que podem ocorrer.

Sem falar ainda do arquivamento físico, que tem muitas desvantagens, como a dificuldade de acesso aos contratos, a necessidade de um amplo espaço físico e a possibilidade de extravios e perdas de documentos.

3. Assinatura digital

Por fim, um requisito indispensável do contrato digital é fazer a assinatura da forma correta, isto é, por meio da assinatura eletrônica ou digital.

É importante ter em mente que apenas compartilhar o contrato por e-mail entre as partes não é suficiente para garantir segurança jurídica aos envolvidos, seja para o contratante, ou para o contratado.

Mas como fazer a assinatura digital? Para isso, você pode contar com uma plataforma especializada em assinaturas online. O processo é muito simples. Por meio dessas ferramentas, você gera um documento, designa os signatários e insere os locais para a assinatura.

Aqui, vale lembrar que a assinatura virtual pode ser de dois tipos: eletrônica ou digital. Enquanto a eletrônica conta com mecanismos de autenticação mais simples (como login/senha, token, biometria etc.), a assinatura digital necessita de um certificado digital – um documento emitido por uma autoridade certificadora (AC) credenciada pela ICP-Brasil.

Ambas têm validade jurídica e são seguras, ainda que a digital conte com uma camada mais forte de segurança devido ao sistema de criptografia e chaves.

Como você viu, o contrato digital exige alguns cuidados, mas nada tão complexo. Contando com uma plataforma especializada, você consegue ter todos os benefícios e a segurança que sua empresa precisa.

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