3 dicas práticas para gerenciar contratos com fornecedores

Formalizar contratos com fornecedores é um processo essencial nas relações comerciais de uma empresa. Seja para os serviços prestados ou para os produtos vendidos pelos parceiros, o importante é ter em mente que esse documento vai garantir que o acordo estabelecido entre as partes tenha segurança jurídica.

Contudo, muitas empresas não conhecem a necessidade da formalização de  acordos, não dando a devida atenção na hora da elaboração do documento ou até mesmo deixando de fazê-lo. Isso pode trazer sérios riscos para ambas as partes, como:

• Entregas incorretas;
• Divergências quanto a preços e prazos;
• Falta de amparo legal em caso de inadimplência.

Por isso, é crucial que as empresas não só formalizem os contratos com fornecedores, como o façam de maneira adequada. Quer saber como? Então, confira nossas dicas e otimize sua gestão de fornecedores!

3 dicas práticas para gerenciar contratos com fornecedores

1. Elabore com atenção todas as cláusulas necessárias

Um dos pontos mais importantes ao gerenciar contratos com fornecedores é garantir que as cláusulas atendam todas as necessidades e expectativas das partes. Ao realizar um contrato, o objetivo é proteger legalmente os envolvidos e deixar claro quais são as obrigações de cada um.

Nesse sentido, é importante considerar que cada contrato é único e deve ser feito com base nas especificidades de cada transação. Também vale lembrar que é indicado contar com o acompanhamento do setor jurídico para evitar qualquer brecha no documento. 

Mas, de modo geral, existem certos aspectos básicos que os contratos com fornecedores devem conter. Veja alguns deles:

1. Objeto: O produto ou serviço deve ser bem definido, bem como a quantidade a ser entregue.
2. Identificação das partes: É preciso especificar com máxima precisão os representantes de cada parte, identificando a empresa contratante e a fornecedora, o nome dos responsáveis, os contatos etc.
3. Obrigações: As cláusulas devem definir detalhadamente os deveres de cada parte, abordando questões como: prazo, local de entrega e quando necessário, o responsável pelo recebimento do fornecedor.
4. Preço: Outro ponto é definir a contraprestação pecuniária, ou seja montante pago pelo contratante, de modo que as partes estejam de acordo com o preço definido, prazos, formas e condições de pagamento.
5. Descumprimento das partes: Também é importante prever situações de descumprimento das partes e as respectivas medidas de segurança, como multas para inadimplência do contratante ou multas para o não fornecimento injustificado do serviço ou produto.
6. Nível de qualidade: É preciso ainda especificar as expectativas sobre o desempenho do fornecedor e o nível de qualidade do serviço ou produto.
7. Rescisão contratual: Outro fator necessário a ser abordado são as hipóteses que podem acarretar a rescisão do contrato e as consequências dessa situação.
8. Garantia contratual: Apesar de não ser uma exigência, o Seguro Garantia tem a finalidade de proteger o contratante contra eventuais problemas durante a execução do serviço, ressarcindo-o se necessário.

2. Verifique a situação legal do fornecedor

Outra dica importante ao gerenciar contratos com fornecedores é buscar o máximo de informações sobre a empresa a ser contratada. Para isso, verifique sua situação legal, consulte o CNPJ e saiba dados como:

• Nome do empreendimento;
• Endereço da matriz e filiais se houver;
• Nome dos sócios e do responsável;
• Situação da empresa junto à Receita Federal;
• Ações judiciais em que a empresa porventura esteja envolvida.

Também é importante, se possível, buscar no mercado referências de outros clientes que trabalham ou já trabalharam com aquele fornecedor. Tudo isso ajuda sua empresa a se proteger e evitar possíveis problemas no futuro.

3. Digitalize sua gestão de contratos

Por fim, uma prática que tem se tornado cada vez mais necessária é a digitalização dos contratos. Pensar na digitalização, é pensar também na expansão do seu negócio.

Pois ao lidar com fornecedores, nem sempre estarão disponíveis fisicamente para frequentar a sua empresa e realizar negociações de modo presencial por diversos fatores. Além disso, não é raro a fornecedora e a contratante se localizarem em cidades diferentes.

Por isso, a dica é contar com ferramentas digitais de gestão de contratos, que possam ajudar na agilização dos procedimentos contratuais. Um software jurídico, por exemplo, permite a elaboração e o compartilhamento de documentos em meio digital. 

Você pode, ainda, assinar os contratos online, garantindo a formalização do acordo de forma rápida e prática.

Assim, não é preciso lidar com os trâmites demorados de um contrato físico, como aguardar o documento chegar e devolver pelo correio. Tudo pode ser feito virtualmente e em tempo real, permitindo que o fornecedor dê andamento à demanda de forma muito mais ágil.

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E você? Já conta com a tecnologia para uma gestão de contratos com fornecedores mais eficiente? Para continuar se aprofundando sobre o assunto, assine a newsletter em nosso blog e receba os melhores conteúdos!