contratos vencidos

Uma boa gestão de contratos é essencial para garantir o cumprimento das obrigações acordadas e, assim, manter o bom funcionamento da empresa. Nesse contexto, um fator que deve receber máxima atenção são os prazos contratuais. Afinal, contratos vencidos podem trazer problemas sérios para o negócio.

Primeiro porque, se você não renovar os contratos com fornecedores, alguns serviços essenciais para a empresa podem deixar de ser feitos. Além disso, produtos e matérias-primas podem faltar, o que prejudica o andamento das operações.

E segundo porque, ao deixar de renovar contratos com clientes, sua empresa perde oportunidades de negócio, levando, assim, à perda de lucros e receita.

Portanto, evitar contratos vencidos deve ser um dos cuidados prioritários na sua gestão. Mas como garantir sucesso na renovação desses documentos? Continue a leitura e entenda mais a seguir!

Abordagens estratégicas para evitar contratos vencidos

Construa um bom relacionamento com clientes e fornecedores

Em primeiro lugar, para ter melhor êxito nas renovações contratuais, é importante nutrir um bom relacionamento com seus parceiros.

Em relação aos contratos com fornecedores, é preciso ter em mente que eles são essenciais para as operações da empresa.

Por isso, é importante poder contar com um atendimento ágil, caso seja necessário um serviço com urgência ou alterações imprevistas nos pedidos. E, quando o acordo chega ao fim, é fundamental ter a garantia da renovação contratual, bem como um fornecedor com quem se possa contar.

No caso dos clientes, o bom relacionamento contribui para que se sintam bem atendidos. Além disso, é importante para que saibam que sua empresa é dedicada em satisfazer as necessidades de seu público.

Isso aumenta as chances da parceria continuar, pois o cliente se sente convencido de que o acordo com sua empresa é um bom negócio. E, como resultado, você garante as renovações contratuais.

Adote métodos para identificar os contratos a vencer

Outra abordagem importante a ser adotada na sua gestão de contratos é definir um método eficiente para saber quais estão para vencer. Antes de tudo, uma boa organização e um armazenamento adequado são essenciais.

Assim, você terá mais eficiência tanto para identificar no a data do vencimento contratual no prazo adequado, quanto para elaborar a renovação.

Um bom método para isso é optar por ferramentas de gestão de contratos. Isso facilita o acesso aos contratos, a digitalização dos documentos e a busca por informações e alertas específicos, como:

  • Duração;
  • Prazo;
  • Opções de renovação.

Além de permitir um fácil rastreamento dos dados, a ferramenta possibilita uma melhor visibilidade de todas as documentações, evitando contratos vencidos ou atrasos nas renovações.

Prepare uma boa negociação para a renovação de contratos

Uma vez que você identificou quais contratos estão para vencer, é possível elaborar estratégias específicas para garantir a retenção de fornecedores e a fidelização dos clientes.

A ideia é buscar a renovação daqueles contratos que são benéficos para a empresa. Para isso, você precisará de uma negociação estratégica, principalmente se a outra parte não tem certeza se deseja manter a parceria.

Você pode usar algumas abordagens táticas na hora de renovar contratos, como:

  • Ter empatia para identificar as objeções e os apontamentos do cliente ou fornecedor;
  • Preparar uma apresentação com argumentos convincentes;
  • Agregar valor à proposta, criando alternativas e novas soluções.

Utilize a tecnologia para não perder os prazos de vencimento

Por fim, uma estratégia imprescindível para evitar contratos vencidos e garantir a renovação é o uso de tecnologias.

Com um software de gestão de contratos, por exemplo, você não precisará depender de lembretes em papéis ou consultas manuais repetitivas aos documentos.

Com a tecnologia, você recebe lembretes automáticos das datas de vencimento com antecedência para preparar a renovação. Além disso, você tem melhor controle e acompanhamento de todo o ciclo de vida dos contratos.

Desse modo, nenhum documento fica esquecido nos armários de arquivamento ou mesmo no e-mail. E você ainda pode receber notificações para cada etapa do ciclo, como datas de expiração e prazos para renovação.

Como você viu, não há motivos para ter contratos vencidos na sua gestão. Com algumas estratégias, você evita a perda de prazos, e os prejuízos, garantindo o sucesso das suas parcerias.

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