O controle de documentos é uma etapa muito importante para um departamento de excelência dentro de uma empresa. Afinal, ter processos bem definidos e sistematizar as demandas organizacionais é primordial para que o negócio funcione bem e suas atividades tenham um bom andamento. E este fato, se estende ao gerenciamento documental.

Isso porque, quando não há domínio e documentação das atividades, é mais fácil ficar sujeito a problemas ligados a inconformidades, falhas operacionais, perda de produtividade e até mesmo penalidades.

Para dar mais transparência e qualidade aos procedimentos, um dos cuidados primordiais é a adesão à certificação ISO 9001. Ela prevê parâmetros sólidos para diversas frentes de gestão, o que inclui o próprio controle de documentos.

Contudo, essa não é a única medida para o ganho de excelência em termos gerenciais e na construção de um relacionamento mais saudável junto aos colaboradores, fornecedores e clientes.

Na verdade, uma série de ações devem ser adotadas para que os procedimentos sejam precisos e passíveis de aprimoramento constante.

Frente a essas necessidades, preparamos este artigo com 4 dicas fundamentais, que servem como ponto de partida para que você tenha um controle de documentos mais efetivo e com impactos positivos diretos na sua empresa.

Como garantir um controle de documentos mais eficiente?

Entre as exigências mais importantes da ISO 9001, está a necessidade de que a documentação seja prontamente identificável e legível.

Para cumprir esses requisitos, e garantir outros benefícios ligados a um controle de documentos mais eficiente, algumas medidas são imprescindíveis:

1- Manter o controle sempre atualizado

Tenha em mente que todos os documentos contam com uma validade própria e função específica.

Dessa maneira, algumas informações eventualmente deverão ser acrescentadas ou mesmo atualizadas. Além disso, é preciso que esse acréscimo seja feito de maneira precisa e simplificada.

Inclusive, sempre que um arquivo perde sua utilidade ou cumpre sua validade, é recomendável que ele seja descartado. Portanto, o primeiro passo para um bom controle de documentos é garantir o seu devido alinhamento e atualização constante.

2- Digitalizar a documentação

Para facilitar a demanda citada acima, entre outras ligadas ao controle de documentos, é importante que os arquivos sejam digitalizados.

Isso porque, a documentação eletrônica pode ser armazenada com mais facilidade e acessada de forma simples sempre que necessário, com edições práticas e rastreáveis.

Já passou o tempo em que as empresas mantinham apenas arquivos físicos, e não se adequar a essa nova realidade pode ser decisivo para que o andamento do negócio seja afetado, tanto por problemas de espaço, quanto de organização.

3- Padronizar todos os processos

Outro ponto para o controle de documentos é a padronização, pois ela simplifica o seu rastreamento, acesso e eventuais edições.

Isso significa que todos os arquivos precisam ser organizados sob uma lógica clara, para que seja mais fácil armazená-los corretamente e identificá-los quando preciso.

Assim, é importante adotar um padrão de categorização bem definido, feito por sessões, ordem, tipo e departamentos.

4- Contar com o apoio de um bom software de gestão

Para viabilizar as dicas mencionadas até aqui, e proporcionar um controle de documentos efetivo mesmo sobre arquivos e dados cada vez mais volumosos, é indispensável contar com o apoio de um bom software de gestão de documentos.

Enquanto a digitalização otimiza o armazenamento e a utilização dos registros, o uso de uma solução especializada agrega funcionalidades para que toda a gestão seja aprimorada e se torne mais eficiente. Nesse sentido, é importante priorizar ferramentas como:

  • Controle de histórico, para que cada passo da documentação seja registrado na plataforma e possa ser acessado via dashboard;
  • Segurança das informações, com acesso criptografado para que os dados sensíveis se mantenham protegidos;
  • Armazenamento em nuvem, que dispensa a necessidade de um servidor próprio e elimina limites para a quantidade de documentos;
  • Integração com outros sistemas, para que seja possível padronizar o ciclo de vida dos documentos do início ao fim, e o trabalho ganhe novas possibilidades inerentes a diferentes softwares;
  • Edição online de qualquer lugar, com documentos criados e editados online, inclusive a partir de modelos pré-definidos e arquivos Word;
  • Padronização do fluxo de aprovação, com estrutura flexível para que seja possível realizar a aprovação por meio de dispositivos móveis;
  • Anexo de evidências, que permite adicionar arquivos relacionados e facilita a organização documental.

Quer ter acesso a essas e outras funcionalidades indispensáveis para o seu controle de documentos? Confira o vídeo abaixo e descubra como funciona o InContract.

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