Toda organização precisa de uma boa documentação de processos para garantir o sucesso nos resultados, tanto para o acompanhamento correto da gestão quanto para o compartilhamento de conhecimento entre todos os profissionais envolvidos.

Mesmo que cada empresa funcione de maneira diferente, é necessário documentar as atividades e etapas envolvidas em cada tarefa. Dessa forma, implementando um workflow de referência.

A seguir, entenda melhor sobre a importância da documentação de processos e descubra como fazer da forma correta. Acompanhe.

Qual a importância da documentação de processos?

Um dos principais motivos que fazem da documentação de processos algo importante para as empresas é em relação ao fluxo de atividades. Principalmente, quando é preciso entender o estágio atual de algum produto ou serviço a ser desenvolvido.

Ainda é muito comum que na ausência de um colaborador exista dificuldade em repassar informações sobre algum processo. Isso acontece nos casos em que somente a pessoa ausente sabe como o trabalho deve ser feito.

Nesse cenário, a gestão pode perceber a quantidade de tarefas e funções acumuladas que existem dentro de determinada área, além da falta de padrão e retenção de conhecimento, que impede a continuidade do fluxo de trabalho.

Ou seja, realizar a forma correta de documentação dos processos é essencial para identificar o estágio em que a atividade está, encontrar falhas e padronizar as atividades, simplificando futuras consultas.

Essas atividades podem, inclusive, orientar novas contratações e facilitar ainda mais o processo de treinamento de novos colaboradores.

Como fazer a documentação de processos?

Seja para receber melhor novos integrantes na empresa ou para manter um bom fluxo das atividades, a documentação de processos pode ser pensada a partir dos seguintes passos:

Mapeie os processos

O primeiro passo para uma boa documentação de processos é saber quais são os objetivos do projeto.

Esta etapa inicial é muito importante. Afinal, ela irá orientar as ações de forma mais estratégica para que todas as expectativas e recursos sejam conciliados da maneira correta.

Por isso, antes de realizar qualquer atividade, avalie as informações e documentos dos processos em busca de inconsistências ou mesmo novas ideias que irão ajudar a ter um plano de ação mais eficiente.

Armazene os documentos

Outro ponto importante é que o armazenamento da documentação da empresa precisa ser feito de forma centralizada para que todos os envolvidos tenham acesso rápido e facilitado às informações.

Esta é uma tarefa essencial para minimizar tempo e esforços na procura de documentos perdidos e, consequentemente, aumentar a produtividade. 

Nesse sentido, ter pastas organizadas e um sistema em nuvem são ótimas maneiras de manter os registros e evitar a perda de arquivos importantes.

Identifique os componentes

Na documentação de processos é preciso também identificar corretamente os componentes necessários para a realização das atividades, ou seja, os recursos humanos, materiais e tecnológicos.

Com este passo bem desenvolvido é possível encontrar mais facilmente os desperdícios e ainda efetuar as mudanças necessárias para otimizar cada vez mais o  processo.

Avalie melhorias

Na documentação de processos é essencial entender o que realmente está trazendo resultados. Por isso, avalie os prazos e gargalos nas atividades para identificar o que é necessário e o que pode melhorar.

Nesta etapa, também se faz necessário priorizar algumas ações para garantir uma boa experiência, tanto para os clientes quanto para os investidores, melhorando continuamente o desenvolvimento de produtos e serviços.

Reforce os processos

Outro ponto bastante importante é reforçar os processos com a equipe para que haja um bom fluxo das atividades, mantendo constantemente a qualidade do trabalho e evitando que as informações se percam ou deixem de ser utilizadas por algum motivo.

Adotar a tecnologia

Por fim, conte com os avanços tecnológicos para melhorar o seu controle das atividades. Principalmente, para automatizar tarefas que levam muito tempo e trabalho manual.

Realize pesquisas no mercado e encontre soluções completas de gestão de documentos para garantir a centralização das informações de forma organizada e de maneira que facilite consultas posteriores.

Caso a ferramenta escolhida conte com BPMN, fica ainda mais fácil o mapeamento dos processos dos documentos, principalmente em setores administrativos, de compras ou áreas jurídicas.

Quer saber como administrar melhor documentos corporativos dos colaboradores ou mesmo de terceiros? Leia este artigo e entenda melhor.

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