Como administrar os documentos corporativos de funcionários e terceiros?

Você já passou por uma situação em que não conseguia encontrar um documento importante ou não sabia onde estava o contrato de um funcionário? E no final se deu conta de que perdeu um tempo precioso com isso? Então, você já deve ter percebido como é essencial ter uma boa gestão de documentos corporativos.

A má administração pode causar perda de documentos e falhas operacionais significativas no fluxo de trabalho, podendo acarretar prejuízos, multas, perda de tempo, e até problemas jurídicos.

Se você quer mudar essa situação de vez e garantir uma boa gestão de documentos corporativos de funcionários e terceiros, confira a seguir as 5 dicas que separamos para você!

5 boas práticas para administrar os documentos corporativos de colaboradores

1. Crie um padrão organizacional para a gestão de documentos

A tarefa de administrar documentos corporativos precisa ser bem estruturada e seguir um padrão organizacional. Ter uma modelagem dos processos de gestão de documentos, por exemplo, ajuda a eliminar falhas e a otimizar o fluxo de trabalho.

Para isso, é importante adotar algumas ações, como:

• Definir claramente as etapas do percurso transcorrido por um documento ou um contrato;
• Estabelecer os profissionais envolvidos em cada etapa do fluxo da gestão de documentos corporativos;
• Adotar uma classificação padronizada dos documentos;
• Contar com a ajuda de ferramentas de gestão que permitem uma visualização clara e ampla do fluxo de documentos.

2. Considere as especificidades dos documentos corporativos

Para que a padronização seja eficiente, lembre-se de considerar as particularidades de diferentes contratos e as necessidades de diferentes áreas da empresa.

No caso dos documentos corporativos de funcionários e terceirizados utilizados pelos setores administrativos, de controladoria e de recursos humanos, alguns tipos de contratos mais utilizados são:

• Contrato de trabalho;
• Contrato de prestação de serviço;
• Termo de ergonomia;
• Termo de uso de equipamentos;
• Políticas de reembolso;
• Termo de sigilo às informações.

Portanto, considere a necessidade de personalização desses documentos. O objetivo é que tenham cláusulas e termos essenciais para garantir a segurança das pessoas que trabalham em sua empresa.

3. Use tecnologias especializadas em gestão de documentos

Para uma gestão eficiente de documentos corporativos, é fundamental manter esses arquivos bem organizados e armazenados corretamente. Assim, é possível encontrá-los com facilidade sempre que necessário.

Nesse aspecto, a tecnologia é uma grande aliada. Os arquivos físicos têm a desvantagem de não só ocupar um grande espaço na empresa, mas de demandar muito tempo de busca, o que torna a gestão ineficiente.

Então, apostar em ferramentas tecnológicas de gestão de documentos é uma ótima solução. Em vez de perder tempo e esforço procurando arquivos físicos, você pode encontrar o que precisa com apenas alguns cliques.

4. Garanta um armazenamento organizado e seguro

Um ponto crucial na gestão de contratos e documentos jurídicos é o armazenamento. Também nesse aspecto a tecnologia tem muito a ajudar. Além da ferramenta de gestão – que auxilia a organizar e centralizar os documentos –, é importante considerar também as melhores formas de armazenamento.

A gestão, por exemplo, baseada em trocas de e-mail – mesmo que essa não seja uma forma física de armazenamento –, não garantirá a segurança e a organização dos documentos. No e-mail, é difícil ter acesso às informações necessárias, além da possibilidade dos arquivos não serem armazenados adequadamente. Além disso, a troca de e-mails não é segura, podendo comprometer informações confidenciais dos seus documentos. 

Uma forma de resolver isso é utilizar soluções como armazenamento em nuvem e ferramentas colaborativas de criação e edição de documentos com funções de backup automático.

5. Pense na segurança jurídica da empresa e dos contratados

Ao administrar documentos corporativos de contratados, é essencial ter em mente que esses arquivos servem para garantir a segurança de ambas as partes envolvidas: tanto da empresa quanto dos funcionários e/ou terceiros.

Por isso, é preciso valorizar uma gestão eficiente e cuidadosa. Afinal, uma boa administração tem papel fundamental na tarefa de assegurar direitos e garantir o cumprimento das obrigações.

Negligenciar essa atividade pode trazer problemas, como demandas judiciais, conflitos entre as partes e risco econômico para a empresa. Por isso, os documentos precisam seguir um fluxo de aprovações, além de estar sempre organizados e arquivados com segurança.

Dê atenção à gestão dos documentos corporativos!

Como você viu, com algumas boas práticas é possível melhorar a gestão dos documentos corporativos dos colaboradores. Uma boa administração ajuda a evitar multas, reduz a incidência de processos judiciais e, ainda, melhora o relacionamento entre a empresa e seus contratados.

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