Você já passou por uma situação em que não conseguia encontrar um documento importante ou não sabia onde estava o contrato de um funcionário? E no final se deu conta de que perdeu um tempo precioso com isso? Então, você já deve ter percebido como é essencial ter uma boa gestão de documentos corporativos.
A má administração pode causar perda de documentos e falhas operacionais significativas no fluxo de trabalho, podendo acarretar prejuízos, multas, perda de tempo, e até problemas jurídicos.
Se você quer mudar essa situação de vez e garantir uma boa gestão de documentos corporativos de funcionários e terceiros, confira a seguir as 5 dicas que separamos para você!
A tarefa de administrar documentos corporativos precisa ser bem estruturada e seguir um padrão organizacional. Ter uma modelagem dos processos de gestão de documentos, por exemplo, ajuda a eliminar falhas e a otimizar o fluxo de trabalho.
Para isso, é importante adotar algumas ações, como:
Para que a padronização seja eficiente, lembre-se de considerar as particularidades de diferentes contratos e as necessidades de diferentes áreas da empresa.
No caso dos documentos corporativos de funcionários e terceirizados utilizados pelos setores administrativos, de controladoria e de recursos humanos, alguns tipos de contratos mais utilizados são:
Portanto, considere a necessidade de personalização desses documentos. O objetivo é que tenham cláusulas e termos essenciais para garantir a segurança das pessoas que trabalham em sua empresa.
Para uma gestão eficiente de documentos corporativos, é fundamental manter esses arquivos bem organizados e armazenados corretamente. Assim, é possível encontrá-los com facilidade sempre que necessário.
Nesse aspecto, a tecnologia é uma grande aliada. Os arquivos físicos têm a desvantagem de não só ocupar um grande espaço na empresa, mas de demandar muito tempo de busca, o que torna a gestão ineficiente.
Então, apostar em ferramentas tecnológicas de gestão de documentos é uma ótima solução. Em vez de perder tempo e esforço procurando arquivos físicos, você pode encontrar o que precisa com apenas alguns cliques.
Um ponto crucial na gestão de contratos e documentos jurídicos é o armazenamento. Também nesse aspecto a tecnologia tem muito a ajudar. Além da ferramenta de gestão – que auxilia a organizar e centralizar os documentos –, é importante considerar também as melhores formas de armazenamento.
A gestão, por exemplo, baseada em trocas de e-mail – mesmo que essa não seja uma forma física de armazenamento –, não garantirá a segurança e a organização dos documentos. No e-mail, é difícil ter acesso às informações necessárias, além da possibilidade dos arquivos não serem armazenados adequadamente. Além disso, a troca de e-mails não é segura, podendo comprometer informações confidenciais dos seus documentos.
Uma forma de resolver isso é utilizar soluções como armazenamento em nuvem e ferramentas colaborativas de criação e edição de documentos com funções de backup automático.
Ao administrar documentos corporativos de contratados, é essencial ter em mente que esses arquivos servem para garantir a segurança de ambas as partes envolvidas: tanto da empresa quanto dos funcionários e/ou terceiros.
Por isso, é preciso valorizar uma gestão eficiente e cuidadosa. Afinal, uma boa administração tem papel fundamental na tarefa de assegurar direitos e garantir o cumprimento das obrigações.
Negligenciar essa atividade pode trazer problemas, como demandas judiciais, conflitos entre as partes e risco econômico para a empresa. Por isso, os documentos precisam seguir um fluxo de aprovações, além de estar sempre organizados e arquivados com segurança.
Como você viu, com algumas boas práticas é possível melhorar a gestão dos documentos corporativos dos colaboradores. Uma boa administração ajuda a evitar multas, reduz a incidência de processos judiciais e, ainda, melhora o relacionamento entre a empresa e seus contratados.
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