O que é o Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED)?

A presença da tecnologia no trabalho está cada vez maior, principalmente ligada aos documentos. Papéis, planilhas, contratos, contas e registros desorganizados podem atrapalhar muito o fluxo de contratos da sua empresa, tanto na execução dos processos quanto na tomada de decisões. Você sabia que a parte burocrática pode ser facilitada com o GED? 

Para entender mais sobre esse conceito prossiga com a leitura,  e saiba de que forma ele se aplica nas empresas, como pode ajudar você e seus colaboradores a serem mais produtivos e a reduzir os gastos da sua gestão. 

O que é um sistema GED?  

GED ou gerenciamento eletrônico de documentos é um sistema que auxilia as empresas no controle e acesso eficaz de seus arquivos administrativos. Isso porque ele permite processar, armazenar, compartilhar e ainda fazer o backup dos documentos e informações das instituições.

Sendo assim, ele centraliza e permite gerenciar no mesmo sistema todas as informações do seu negócio. Facilitando o acesso que pode ser feito de qualquer lugar e tornando os dados mais seguros.

Qual a importância do Gerenciamento Eletrônico de Documentos? 

Através do gerenciamento eletrônico de documentos, os dados da sua empresa estão reunidos, sendo possível controlar a execução de processos, mensurar resultados e projetar melhorias. Podemos destacar os seguintes benefícios:

Maior agilidade 

Com o sistema eletrônico, fica muito mais fácil localizar documentos, enviar e gerenciá-los, o que faz você trabalhar com muito mais agilidade.

Mais colaboratividade 

Um sistema de gerenciamento eletrônico de documentos possibilita uma melhor comunicação entre os envolvidos nos contratos. Desse modo, os fluxos tornam-se padronizados e os arquivos podem ser editados online de forma colaborativa. 

Sustentabilidade e redução de gastos  

Uma das principais vantagens proporcionadas pelo GED é a redução de gastos devido à diminuição do papel, que deixa de ser usado para imprimir os documentos, já que é agora possível encontrá-los de forma fácil online. O GED ajuda na redução das impressões de papel. Como resultado, as empresas contribuem com a sustentabilidade. 

Otimização dos espaços físicos

Uma empresa que utiliza o sistema de gerenciamento eletrônico de documentos dispensa  espaços para os documentos físicos, pois estão todos centralizados de forma digital.

Maior segurança de informações 

O GED garante a segurança e confidencialidade das informações da empresa. Isso porque ao serem digitalizados, o responsável pode definir permissões de acessos aos documentos.

Qual a diferença de um GED e um software de gestão de contratos?

O termo GED é um conceito amplo e pode ser definido por um conjunto de tecnologias e ferramentas que facilitam a administração de documentos.

Já um software de gestão de contratos é mais especializado e focado em resolver dores específicas da gestão de contratos e outros tipos de documentos jurídicos. 

Esse tipo de sistema trabalha com um conjunto distinto de demandas, por exemplo, a elaboração de documentos padronizados por minutas, fluxos de aprovação com alçadas e controle de SLAs.

Normalmente uma empresa que opta por utilizar um software de gestão de contratos como o InContract, por exemplo, não precisa de um sistema GED. Isso porque o InContract atende necessidades específicas que um GED não consegue cobrir de forma parcial ou total.

O que um software de gestão de documentos digitais precisa ter? 

Prossiga com a leitura para entender os requisitos adequados que um software de gestão de documentos digitais necessita ter. Confira:

Armazenamento em nuvem

O software de gerenciamento eletrônico de documentos faz a armazenagem dos arquivos na nuvem. Portanto, ele acaba por evitar extravios e permite que os autorizados possam acessar as informações de qualquer lugar do mundo.

Histórico rastreável 

A plataforma disponibiliza um histórico rastreável das alterações feitas, deixando-as em destaque para facilitar a visualização. 

Segurança de dados 

A tecnologia é uma aliada que dinamiza os processos e garante segurança dos dados para as etapas pré, durante e pós negociação.

Integração com outros sistemas

É importante ter integração com outros sistemas, inclusive, possuir assinatura digital. 

Quando necessário, é possível inserir uma assinatura e chancela no contrato, totalmente de forma digital. Sendo assim, não se faz mais necessário impressões e gastos com correio.

Além disso, vale ressaltar que documentos assinados eletronicamente possuem validade jurídica.

SLA de Contratos 

Através dos relatórios de desempenho, você tem todas as informações sobre a produtividade dos departamentos e a agilidade dos processos da sua empresa.

O sistema para gestão de documentos InContract, foi desenvolvido visando auxiliar as empresas no gerenciamento de seus contratos e demais documentos jurídicos. Desse modo, é possível administrar documentos remotamente, desde a sua criação até a assinatura e seu encerramento. 

Além disso, o InContract possibilita uma maior produtividade, redução de custos de operação e uma melhor comunicação e negociação entre filiais, escritórios, fornecedores e clientes. 

Podemos concluir que é muito importante utilizar um software para a gestão de documentos e assim centralizar seus contratos. Além de garantir que o fluxo de trabalho das suas equipes tenha uma melhor visualização dos documentos no processo. 

Gostou de conhecer mais sobre o gerenciamento eletrônico de documentos? Aproveite para solicitar uma demonstração gratuita do InContract. Lembre-se também de conferir o nosso material rico sobre aceleração digital da gestão de contratos