7 boas práticas para otimizar o gerenciamento de contratos e melhorar os resultados da sua empresa

Quem trabalha com o gerenciamento de contratos sabe da importância desse processo e do grande volume de informações estratégicas que são geradas dentro das empresas. Para você que possui processos e etapas complexas no momento de planejamento de gestão de contratos, essa prática pode te ajudar!

Os bons gestores são comprometidos com as diversas etapas do processo, preocupando-se desde aspectos formais da formulação de um contrato até a análise de execução do que foi acordado, período de vigência, renovação, reajustes e aditivos. 

Esse processo é determinante para o sucesso da organização. Além disso, a gestão de contratos se torna ainda mais importante na medida em que as organizações se distanciam da estrutura convencional e aderem às novidades do mercado, sempre em evolução. 

Para que todo o processo seja eficiente, o gerenciamento de contratos precisa cumprir metas estratégicas, com o objetivo de contribuir para a eficiência e rentabilidade do negócio. Quer saber como evitar esses problemas? Confira as boas práticas que separamos!

O que é gerenciamento de contratos? 

O gerenciamento de contratos é um modelo de administração que serve para acompanhar o cumprimento das obrigações contratuais estabelecidas em um acordo. Também monitora todo o ciclo de vida dos acordos jurídicos.

Ele abrange as etapas de criação, execução e encerramento do vínculo. Além das solicitações iniciais de propostas de fornecedores, cronogramas, avaliação de desempenho, datas de pagamento, vencimento do contrato e renovações.

Quais os benefícios da gestão de contratos? 

O processo de gerenciamento de contratos vai influenciar diretamente nos resultados dos seus processos e da sua empresa. Entre os seus maiores benefícios, podemos destacar: 

• Maior controle dos processos;
• Aumento da agilidade;
• Planejamento;
• Aumento da qualidade do serviço;
• Melhora a organização e desempenho;
• Redução de riscos;
• Economia de custos;
• Produtividade e eficácia operacional;
• Melhor gestão do tempo;
• Visibilidade do ciclo de vida completo do contrato.

7 dicas para você fazer uma boa gestão de contratos

Com o conhecimento da importância desse processo nas empresas, boas práticas visam garantir o sucesso do gerenciamento de contratos e trazer melhores resultados para o negócio:

1 – Conheça o ciclo de vida dos contratos 

Para implementar o gerenciamento de contratos de maneira correta, é necessário um conhecimento aprofundado das etapas que compõem o fluxo contratual. 

Desse modo, com as informações do que são e como funcionam as fases do fluxo de contratação, torna-se mais simples identificar quais ações e recursos devem ser adotados para otimizar a tramitação do acordo.

Sendo assim, o mapeamento dos procedimentos envolvidos no ciclo contratual permite identificar possíveis problemas e encontrar as melhores maneiras de resolvê-los. Para isso, é preciso detalhar o que acontece nas fases de elaboração, revisão, formalização, execução e finalização de um contrato.

2 – Identifique a situação dos contratos atuais

É importante registrar quais documentos ainda estão vigentes, aqueles que estão sendo negociados e os que já foram encerrados. Além disso, é preciso organizar os contratos, tanto os que estão em papel quanto em meio eletrônico. Desta forma, a empresa facilita a manipulação e análise dos mesmos.

3 – Fique atento aos prazos e serviços acordados e faça relatórios do andamento dos contratos

A boa gestão desse processo significa fazer um controle detalhado das datas firmadas em contrato. É preciso se certificar que tudo o que foi acordado está sendo cumprido por ambas as partes.

Além disso, é importante preparar relatórios completos sobre o ciclo de vida dos contratos. Os relatórios auxiliam na apuração dos impactos de cada documento, contribuindo na elaboração de relatórios analíticos. Desta forma, os gestores podem analisar com mais propriedade e tomar decisões mais cautelosas.

4 – Utilize a tecnologia para melhorar o processo

A utilização de um sistema de gestão de contratos é essencial no dia a dia das empresas. Com a ferramenta adequada, é possível gerar documentos, submeter para aprovação, trocar informações e trabalhar de forma colaborativa, acompanhando todas as etapas até a aprovação.

Investir em tecnologia se torna fundamental, principalmente na medida em que o número de contratos aumenta na empresa. Um bom software irá auxiliar na redução de perdas e extravios, retrabalho na confecção dos documentos e trará mais agilidade para localizá-los. 

5 – Acompanhe as renovações

O acompanhamento da renovação de contratos é uma boa prática a ser seguida pelas empresas. No caso daqueles firmados com fornecedores, é importante renovar com semanas de antecipação. 

Já para aqueles feitos com clientes, a renovação pode ser renegociada com uma antecedência maior, proporcionando mais comodidade. Neste quesito, a tecnologia também é uma boa aliada.

O processo de vigência de contratos pode ser controlado pelos sistemas de gestão, que monitoram datas importantes e alertam sobre períodos de renovação e rescisão. Além disso, registram mudanças relacionadas aos valores e acréscimos de aditivos.

6 – Tenha tudo registrado para possíveis auditorias

A boa gestão significa cumprir com todas as obrigações contratuais previstas. Desta forma, é importante que todas as ações e eventos envolvendo os acordos estejam registrados. É preciso ter em mãos para uma possível auditoria interna ou externa: 

• Fotos;
• Notas fiscais; 
• Indicadores de performance; 
• Entre outras evidências que forem importantes.

7 – Monitore o desempenho dos contratos 

Faça relatórios gerenciais, monitore o desempenho dos contratos digitais e sempre acompanhe a efetivação dos níveis de serviço previstos. 

Também é interessante que seja feita a comparação das cláusulas dos contratos firmados, com os dados obtidos nos indicadores de desempenho dos fornecedores. Desse modo, é possível verificar se há a necessidade de aplicar alguma sanção e fazer valer o cumprimento do acordo.

É possível aumentar o rendimento da gestão de contratos seguindo boas práticas para o sucesso do processo. Utilizando esses métodos, a empresa alcança: 

• Maior economia de custos; 
• Prazos com melhores condições de negócio;
• Maior controle dos acordos. 

Além de agilizar as negociações e tornar o andamento mais otimizado e prático. Quer otimizar o gerenciamento de contratos da sua empresa? Solicite uma demonstração gratuita do InContract e sinta na prática todos esses benefícios!