A gestão de contratos é ainda um grande desafio para as empresas. Muitas desconhecem o ciclo de vida de um contrato ou ferramentas de KPIs. Elas não contam com um fluxo de trabalho bem definido, nem mesmo uma solução para o controle e a atualização de documentos jurídicos.
De acordo com a Agência Nacional de Gestores de Contratos (ANGC), cerca de 90% das empresas ainda utilizam apenas o e-mail para gerir seus documentos. Em 75% delas, nenhuma metodologia é utilizada.
Com o apoio da tecnologia em cada um destes processos, porém, será possível dar mais agilidade e eficiência à gestão de contratos e demais documentações jurídicas. Veja como:
É essencial que toda a equipe envolvida conheça o ciclo de vida dos contratos.
É através dessa técnica de gestão de contratos que serão definidas questões como o draft do contrato (estrutura preliminar e informações básicas), a negociação (em que se definem as obrigações e atribuições de cada parte), o armazenamento (especialmente em meio eletrônico) e os ajustes ou renegociações (relacionados à legislação ou alteração da contratação).
Manualmente, todo este processo acaba se tornando moroso. Muitas vezes, os prazos definidos ou planejados para cada fase não são cumpridos. Aqui a tecnologia entra como uma ferramenta de apoio, deixando de lado os processos antes definidos apenas em papel.
O armazenamento — especialmente na nuvem — é outra vantagem da tecnologia aplicada ao CLM, já que evita perdas de materiais e mantém um histórico completo das documentações e de cada etapa do ciclo de vida do contrato.
Ao adotar uma solução específica para a gestão de contratos, fica mais fácil para a companhia definir responsáveis por cada processo, bem como a rotina a ser adotada.
Aprovações, revisões e prazos podem ser definidos dentro do sistema e atribuídos aos responsáveis. Isso garante que os prazos serão cumpridos, já que há mais clareza no fluxo e concentração do trabalho em uma única plataforma.
Com um sistema de gestão de contratos, é possível ainda mensurar e acompanhar melhor o Acordo de Nível de Serviço (SLA).
Nesse tipo de contrato, cada etapa é bem desenhada, e tanto cliente como fornecedor têm maior clareza delas. Gerenciar os SLAs é fundamental, e com a tecnologia fica mais fácil medir os indicadores de performance e reduzir riscos, atrasos ou outras questões que precisem ser tratadas com antecedência.
Os indicadores de performance da área da gestão de contratos irão apoiar os gestores na tomada de decisões para a melhoria do trabalho.
Métricas como eficiência no ciclo de vida do contrato e compliance em relação à segurança dos dados precisam fazer parte da rotina. É importante lembrar que os KPIs estão relacionados a um número e um prazo, por isso é preciso contar com dados confiáveis para a mensuração do trabalho.
Mais uma vez, um sistema para gestão de contratos será o suporte ideal. Ele trará informações sobre todas as etapas dos documentos jurídicos, atribuídas a cada colaborador envolvido.
Seja em ambiente físico ou mesmo no e-mail, as documentações acabam ocupando espaço ou se perdem.
Neste caso, a tecnologia, através de sistemas na nuvem, mantém os materiais em ambiente seguro, com fácil acesso.
Quando a gestão de contratos ocorre em um local que não é dedicado a esse trabalho, ou mesmo de forma física, há uma grande chance de que versões diferentes estejam tramitando. Isso reduz a segurança dos documentos, bem como a agilidade na execução das etapas.
Um sistema dedicado a este trabalho traz mais clareza em relação a versões, além de indicação de responsáveis por cada etapa, acabando com este problema.
Não dá para negar que um grande desafio na gestão de documentos jurídicos é garantir dados bem guardados e segurança das informações — especialmente as sigilosas.
A tecnologia irá apoiar sua empresa a criar um processo de acesso muito mais claro. Apenas quem realmente pode acessar determinados arquivos contará com login, por exemplo, para entrar em um ambiente online.
Outro benefício é que um sistema de gestão de contratos pode ser configurado de acordo com a necessidade da empresa. O gestor pode definir o perfil dos acessos, liberando apenas as informações necessárias para cada etapa.
Esta é uma situação crítica na gestão de contratos e merece total atenção. Não deixe de utilizar a tecnologia a seu favor para poder acompanhar melhor o cumprimento dos contratos assinados, bem como cada uma das cláusulas contidas nele.
Com uma gestão eficiente de contratos e o apoio da tecnologia, é possível realizar não só uma avaliação permanente da performance da equipe como também mitigar riscos para evitar problemas futuros. É também uma segurança para que toda a equipe esteja alinhada em relação às últimas negociações e cláusulas estabelecidas.
Ao adotar, por exemplo, uma solução exclusiva para a gestão de contratos, os envolvidos conseguem aplicar de forma otimizada e bem direcionada processos de feedback com clientes, fornecedores e parceiros, para então melhorar o trabalho como um todo.
Neste processo, a melhoria contínua é o maior ganho para a sua empresa. Com uma gestão eficaz, um fluxo bem definido, métricas estabelecidas e a tecnologia a seu favor, será possível garantir mais produtividade e eficiência para o negócio.
Gostou deste conteúdo? Então não deixe de conhecer a solução para gestão de contratos!
Assinado por: Aloisio Arbegaus — Diretor Comercial da Teclógica
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