gestão de contratos imobiliários

Atualmente os trabalhos de uma imobiliária envolvem lidar com um grande volume de documentos. Com isso, fazer a Gestão de Contratos Imobiliários pode ser um grande desafio. Portanto, é imprescindível contar com uma ótima ferramenta.

Na pandemia, por exemplo, a gestão digital de contratos tem sido uma excelente aliada na redução de perdas, por permitir negociações de forma online.

Pensando nesse cenário, criamos este artigo para explicar como um software pode auxiliar a gestão dos seus contratos. Acompanhe!

A importância da gestão de contratos imobiliários

Toda imobiliária que preza pela qualidade dos seus serviços e experiência do cliente deve ter uma boa estrutura de contratos. Caso contrário, os desafios deixam de ser apenas dificuldades e passam a ser empecilhos para o seu crescimento.

Por isso, fazer a gestão de contratos imobiliários em um cenário competitivo é, sem dúvida, uma tarefa fundamental. Com essa gestão, além de garantir o andamento das transações comerciais, é possível alcançar novos clientes.

Outro ponto é que, se não houver uma boa gestão dos contratos, sua imobiliária pode ser surpreendida com a saída de um cliente no vencimento de um contrato que, por falta de gerenciamento, estava no fim e você não sabia. Neste caso, com um controle de prazos é possível a equipe entrar em contato com o inquilino com antecedência para renovação do contrato.

Em casos de compra, venda ou locação, é igualmente importante ter o controle dos contratos imobiliários, mantendo o devido registro das informações, declarações, comissões e outras demandas que sua imobiliária venha a ter.

Por esses motivos, contar com um software que otimize todos os aspectos dos trabalhos imobiliários é tão importante.

Por que utilizar um software para gestão de contratos imobiliários?

O mundo todo vive uma transformação digital que promete eliminar a maioria dos processos manuais. Portanto, rápidas e constantes mudanças têm afetado o mercado. Entretanto, abraçar as novas tecnologias pode ser a chave para otimizar os processos internos e manter a empresa competitiva no mercado. 

Com as imobiliárias não seria diferente, principalmente porque o volume de informações pode ser gigantesco. Portanto, quanto mais otimizado for a gestão desses contratos imobiliários, mais ganhos você tem.

Dessa forma, os colaboradores podem se dedicar às tarefas que são realmente importantes. Mais do que isso, a produtividade tende a aumentar, já que os funcionários deixam de realizar trabalhos repetitivos, cansativos e passíveis de erro.

Com o uso de softwares, é possível criar documentos de forma fácil e rápida utilizando modelos pré-definidos, além de gerar relatórios detalhados que podem indicar falhas, melhorias ou simplesmente simplificar o modo de analisar informações, antes realizadas manualmente.

Existem vários outros benefícios de se utilizar softwares de gestão de contratos imobiliários que vão desde a agilidade até a economia do seu dinheiro. No entanto, separamos alguns deles.

Rapidez

O primeiro benefício é a velocidade com que as atividades são feitas, armazenadas e processadas, já que as tarefas deixam de ser manuais e passam a ser digitais. Com isso, há uma redução significativa no tempo.

Outra questão do gerenciamento de contratos imobiliários é com a etapa de aprovação de um documento. Geralmente se espera um tempo considerável para que todos tenham acesso a um documento, realizem a leitura e sigam para a aprovação dele.

Com um sistema de gerenciamento automatizado, é possível alertar cada pessoa envolvida no processo daquele contrato, permitindo que haja continuidade do processo e aumento da agilidade, respeitando o ciclo de vida dos contratos.

Monitoramento

Quando falamos em gestão de documentos, este é um ponto crucial para obter o acompanhamento correto dos contratos imobiliários. Por isso, contar com o dashboard de um bom software pode evitar diversos problemas.

Pense que em vez de folhear uma pilha de documentos impressos, com uma visualização otimizada você consegue enxergar todas as pendências de maneira clara e eficiente, que possibilita a identificação do que precisa ser feito e em tempo real.

Além disso, é possível personalizar o seu fluxo de acordo com as necessidades do seu negócio.

Rastreamento

Seguindo a mesma lógica da digitalização de documentos, fica muito mais fácil fazer a gestão deles porque é possível saber onde e em qual etapa está cada contrato, além de identificar qual pessoa precisa realizar uma determinada ação.

Outro ponto importante é que o histórico de edição fica acessível, indicando quem alterou e quais foram as partes modificadas, sendo esta uma importante ferramenta para montar uma imobiliária digital.

Segurança

É preciso garantir a privacidade dos dados pessoais e, com um software automatizado, os documentos são armazenados na nuvem, facilitando o gerenciamento de quais pessoas podem acessá-los, além de estabelecer as responsabilidades de cada usuário. 

Assim, problemas de vazamento de informações e furtos são facilmente rastreáveis. 

Economia de recursos

Por fim, este é um benefício muito almejado por qualquer gestor e empresa. Com a adoção de softwares de gestão de contratos, é possível não apenas digitalizar documentos como também eliminar gastos com impressão, correio e cartório.

Isso porque também já é possível coletar assinaturas de maneira digital, validadas com criptografia e evitando desperdícios com burocracias. Outro ponto é que o armazenamento em nuvem organiza os documentos e supre a necessidade de espaços físicos.

Como podemos ajudar

Um bom sistema de gestão de contratos imobiliários será o responsável por otimizar tempo, esforços e dinheiro, centralizando todos os seus documentos e possibilitando a visualização das informações de maneira inteligente e otimizada. Possibilitando também a expansão dos seus negócios, já que com ele você pode trabalhar de qualquer lugar.

Diante desse cenário, com o InContract você consegue realizar uma ótima gestão de documentos, armazená-los em nuvem e assiná-los digitalmente de uma forma simples e inteligente. Para mais detalhes acesse nosso blog e saiba como fazer um contrato com a ajuda dessa tecnologia.

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Software de gestão de contratos e documentos, desenvolvido para facilitar o dia a dia nas empresas.

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