Você utiliza alguma ferramenta de gestão de contratos online? Uma gestão eficiente com prestadores de serviços e parceiros de negócios é ainda um desafio para a maioria das empresas. Isso porque o fluxo de aprovações, o acompanhamento do cumprimento das questões estabelecidas nos acordos e também dos prazos previstos não acontecem em um ambiente único, que automatize algumas ações esse trabalho.

Esse cenário muda em empresas que adotam o InContract, solução para gestão de contratos da Teclógica. O sistema conta com um dashboard com informações atualizadas sobre a situação dos contratos. Esse recurso permite visualizar prazos, seus responsáveis e todo o histórico de atualizações pelos quais passaram.

Além dessas questões, nós listamos outras quatro vantagens da solução para a gestão de contratos online da sua empresa. Confira:

1 – Geração e armazenamento facilitado de minutas

Documento fundamental para a realização de acordos comerciais, a minuta é uma espécie de rascunho de contrato. Ela traz as principais informações sobre o acordo previamente definido, como

  • Valores;
  • Prazos;
  • Serviços ou produtos negociados.

Com o InContract, a realização dessa documentação é facilitada, porque a geração e armazenamento de minutas é feita dentro do sistema. Todo o histórico é salvo em um único local. O software também facilita a edição da documentação, dando mais agilidade ao processo de aprovação e alteração.

2 – Versões atualizadas para todos os envolvidos

Você sabia que a maioria das empresas ainda usa e-mails para o envio de versões atualizadas de contratos? Um dos grandes problemas desse processo é o fato de não haver garantia de que todos os envolvidos tenham recebido ou estejam cientes sobre as últimas alterações.

Com o InContract, além do histórico e das minutas registradas, o próprio contrato atualizado fica registrado e disponível a todos os envolvidos. Dessa forma é garantido que os responsáveis estejam alinhados quanto a esta questão.

Essa gestão centralizada das versões dos contratos também garante dois importantes benefícios:

  • Rastreabilidade, com o registro completo do que mudou ao longo da negociação, vigência ou alteração;
  • Transparência, com o registro também de quem foram os profissionais responsáveis pelas alterações.

Somando estes dois fatores, a empresa conquista um histórico completo e confiável na gestão de versionamento. Assim evitando custos extras e outros impactos financeiros por conta de má gestão ou de alterações que não tenham sido levadas em consideração.

3 – Parametrização conforme o fluxo da empresa

Nós já falamos aqui no blog sobre o ciclo de vida de contratos (Contract LifeCycle Management, CLM na sigla em inglês). Essa estrutura dentro da gestão dos contratos define questões que vão desde a estruturação do documento até a negociação, armazenamento e atualizações.  

No InContract o diferencial é que o processo desde a criação do contrato ao encerramento de sua vigência  acontece em um único ambiente, com fluxos bem estruturados. E o melhor: ele pode ser parametrizado de acordo com o processo já utilizado pela empresa. Além disso, o ambiente web e suas facilidades permitem que a companhia otimize o fluxo já existente, adotando melhorias ao longo do processo.

Isso sem falar da segurança, já que há a possibilidade de configurar autorizações para os usuários, garantindo que apenas os envolvidos tenham acesso aos documentos – especialmente os que contenham informações sigilosas ou estratégicas.

4 – Controle automatizado de prazos e vencimentos

Perder o prazo de renovação de um contrato pode implicar em altos custos para uma empresa, bem como na perda de determinado serviço. Isso pode até mesmo afetar a operação do negócio. Por isso é fundamental que haja um controle eficiente em relação aos vencimentos para, inclusive, garantir a atuação ágil na negociação de percentuais de renovação.

Com a solução da Teclógica, todas essas informações relacionadas aos vencimentos dos contratos ficam dispostos em um dashboard claro e intuitivo. Os responsáveis acompanham os prazos pré-estabelecidos dentro das contratações, e conseguem garantir a renovação ou cancelamento de serviços sem custos adicionais com multas. Dessa forma, contribuindo inclusive para a sustentabilidade financeira da empresa.

Estas são apenas algumas das vantagens que a tecnologia aplicada à gestão de contratos pode trazer para a sua empresa. Para saber mais sobre o InContract continue lendo nossos conteúdos do blog.

Assinado por: Aloisio Arbegaus — Diretor Comercial da Teclógica

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