Uma das maneiras mais eficientes para aumentar a produtividade nas empresas é aplicar estratégias de gestão de tempo, principalmente para evitar sobrecarga de trabalho, que acaba elevando os níveis de estresse.

Nesse sentido, uma pesquisa da International Stress Management Association (Isma) revelou que 30% dos trabalhadores no Brasil sofrem com a Síndrome de Burnout, situação caracterizada pela sensação de cansaço, falta de disposição e esgotamento, geralmente ligada ao estresse enfrentado no trabalho.

Este é um dos inúmeros motivos que fazem a gestão do tempo ser uma questão essencial nas organizações. Quer saber como colocá-la em prática? Continue a leitura deste artigo.

O que é a gestão de tempo?

A gestão do tempo é um processo de organização e priorização das demandas. Esse método se utiliza de um conjunto de ferramentas que auxiliam no cumprimento dos projetos e atividades, acompanhando sempre os prazos.

Com isso, é possível aumentar a produtividade de forma eficiente, adotando uma série de processos que otimizam o tempo gasto para realizar cada tarefa, algo que envolve um planejamento e execução bem alinhados.

Em resumo, a gestão do tempo é uma técnica que organiza a rotina profissional de acordo com a prioridade das tarefas e o tempo necessário para realizá-las.

Como aplicar a gestão de tempo?

Existem diversos métodos de gestão de tempo que podem ser utilizados pelas empresas. Mas, de maneira geral, é possível seguir um padrão capaz de otimizar e priorizar as tarefas de forma eficiente. Acompanhe:

Planejamento

O primeiro passo para uma boa gestão do tempo é planejar. Organize previamente todas as tarefas que precisam ser feitas, o tempo necessário para realizá-las e como será o trabalho, principalmente para evitar imprevistos.

Geralmente feito de forma semanal, é por meio do planejamento que as expectativas são levantadas, o mapeamento das atividades é feito e os resultados podem ser mensurados.

Definição de metas e prazos

Estabeleça os prazos para as entregas e os objetivos a serem alcançados, sempre respeitando a sua agenda e, é claro, o seu tempo.

A definição de metas e prazos é essencial para manter a motivação da equipe e contribuir para a sensação de dever cumprido. Além disso, quando os objetivos estão de acordo com as necessidades, os resultados serão muito mais assertivos.

Priorização de atividades

Outro ponto essencial para a gestão do tempo é a definição de prioridades. Afinal, é necessário classificar as atividades por ordem de importância e nível de urgência. Assim, ao iniciar um planejamento, comece pelas tarefas mais importantes e urgentes e depois siga para as outras.

Descentralização de tarefas

Na gestão do tempo também é necessário descentralizar as tarefas, evitando que fiquem concentradas em apenas uma pessoa. Por isso, divida bem as atividades e dê autonomia às pessoas envolvidas no trabalho.

Gestão de reuniões

É de extrema importância se ater a alguns pontos como a definição da pauta da reunião, otimizando o tempo e o tema da discussão, além de estabelecer a duração máxima para tomar uma decisão.

Também é preciso enviar os relatórios com antecedência para que todos os participantes consigam analisar e entender o que realmente é necessário para a reunião, que muitas vezes pode ser resolvida com um simples e-mail.

Apostar em ferramentas de otimização de tempo

Por fim, a tecnologia pode ser uma importante aliada na gestão do tempo, seja para organizar as demandas ou mesmo para otimizar a gestão de prazos, metas, documentos e diversos outros processos organizacionais.

Invista na utilização de ferramentas, que ajudam a manter o trabalho organizado devido ao gerenciamento das tarefas, que podem ser ordenadas de acordo com a prioridade, além de possibilitar o acompanhamento das etapas em tempo real.

Outra ferramenta muito importante para a organização é ter uma agenda online, que pode ser utilizada até mesmo no celular para organizar os compromissos, atividades e reuniões.

Além disso, se você trabalha com contratos, por exemplo, existem algumas formas de digitalizar esses documentos e melhorar a gestão do tempo. Confira neste artigo 5 motivos do porquê você deve automatizar os contratos da sua empresa. 

Gostou das dicas sobre gerenciamento de tempo? Continue acompanhando os conteúdos do InContract.

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