Gestão digital de contratos

Segmento sofre com a queda de vendas e locações desde que as medidas de distanciamento começaram a ser aplicadas no país. É necessário ajustar processos e migrar serviços para ambiente virtual, afirma especialista

Gestão digital de contratos durante o isolamento

Com a ampliação da crise causada pelo coronavírus, o mercado imobiliário brasileiro está sentindo os impactos da recessão econômica.  Segundo o Sindicato da Habitação (Secovi), só em São Paulo a compra de imóveis novos caiu 63% em março. Enquanto a assinatura de novos contratos de locação residencial diminuiu 43%.

Migrar as atividades que ainda eram feitas presencialmente para o meio digital se tornou medida de primeira necessidade para conter o prejuízo. Uma das alternativas neste processo de adaptação é a adoção da gestão digital de contratos, em que a validação de acordos, assinatura e fechamento de negócios podem ocorrer no meio digital.

De acordo com Aloisio Arbegaus, diretor Comercial e de Marketing da Teclógica, empresa que desenvolve a solução para gestão online de contratos InContract, essa realidade será cada vez mais comum nos negócios.

Redução de custos

“Atualmente, além de facilitar o controle e alinhar a última versão do documento para todos os envolvidos, uma solução de digitalização também permite a assinatura digital do contrato. Ela tem a mesma validade da realizada tradicionalmente em cartório, sem a necessidade de deslocamento. Essa medida, além de segurança, traz agilidade para o processo”, explica.

Além de ajudar a manter o contato com os clientes e a seguir com negociações iniciadas presencialmente, a gestão digital de contratos é uma forma de reduzir custos operacionais de imobiliárias e de clientes, oferecendo assim um diferencial.

“Grande parte dos negócios adotaram o trabalho remoto nas últimas semanas, o que implicou em atendimento digital. Mesmo realizando uma venda, muitas imobiliárias ainda dependerão da presença do comprador e da assinatura tradicional em cartório para fechar o negócio. Isso implica em demora, riscos por conta do contato presencial e pode resultar na desistência do cliente. Quando a finalização do contrato acontece através de uma plataforma desenvolvida para isso, apenas os envolvidos têm acesso aos dados. Garantindo a segurança do documento, que também fica arquivado na nuvem, possuindo validade jurídica”, salienta o executivo da Teclógica.

Pesquisas evidenciam crescimento da gestão documental digitalizada

Segundo a Associação Brasileira de Gerenciamento de Documentos (ABGD), as grandes organizações perdem um documento a cada 12 segundos. Enquanto seus profissionais perdem, em média, duas horas diárias de trabalho em busca de contratos, notas fiscais e outros documentos em seus e-mails ou locais físicos de trabalho.

Os dados são alarmantes porque mostram a necessidade do ajuste de processos para melhoria da rotina das empresas. No caso das imobiliárias, a documentação está diretamente ligada ao fechamento do negócio. A falta de controle implica também em redução de faturamento e perda de vendas.

A consultoria McKinsey & Company também destaca as vantagens da digitalização: sua pesquisa revelou que empresas que usam processos de digitalização e Big Data para controle de documentos aumentam suas margens operacionais em 60%, na média.

Assinado por:

Aloisio Arbegaus — Diretor Comercial da Teclógica

Fonte: Inforchannel

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