gestão digital

Transformação digital traz vantagens para quem já utiliza o ambiente virtual e garante manutenção de serviços, contratações e revisões. Especialista da Teclógica fala sobre mudanças que devem ocorrer após retomada às empresas.

Considerado uma tendência mundial, o trabalho remoto tomou proporções inimagináveis nas últimas semanas. No Brasil, onde somente cerca de 37% dos profissionais atua com home office, segundo a Catho, a necessidade de adoção de ferramentas para implantação do modelo de teletrabalho ficou evidente. Na gestão de contratos, por exemplo, a continuidade da rotina depende, mais do que nunca, de novas práticas alinhadas à transformação digital.

De acordo com Aloisio Arbegaus, diretor Comercial e de Marketing da Teclógica, que desenvolve a plataforma de gestão de contratos InContract, quem já conta com soluções digitais para formalizar e ajustar documentações e contratos garante um passo à frente neste momento.

“Vimos, por exemplo, muitas empresas tendo que contratar serviços de aluguel de equipamentos para alocar as equipes em casa. A própria formalização desse tipo de contratação é desafiadora quando ainda ocorre analogicamente. É uma situação de risco: você não consegue agilizar o processo e perde tempo, enquanto quem atua em bases digitais realiza os trâmites em poucas horas”, diz.

O adiamento da migração de processos para o meio digital é, segundo o executivo, resultado da dúvida dos negócios em relação à segurança e à legitimidade do documento formalizado nestas plataformas. No entanto, enquanto no registro analógico o contrato não há rastreabilidade e se exige presença física para execução do processo, no ambiente virtual há histórico rastreável e armazenamento seguro, com acesso monitorado. 

“É preciso salientar que plataformas desenvolvidas para este fim são projetadas levando em consideração as particularidades desse trabalho. Nem todo mundo tem acesso a tudo e há uma transparência em relação a diversas questões. A empresa poderá verificar histórico de versões de minutas/contratos, elaborar cláusulas padrão, e verificar o profissional responsável por possível alteração. Importante ressaltar ainda que a assinatura digital tem validade legal, da mesma forma que a autenticada em cartório”, explica.

Agilidade e mudança de comportamento

Aloísio acredita que a situação de isolamento pode impor mudanças que em breve serão incorporadas à rotina das pessoas.

“Nestes momentos muitos negócios estão percebendo a necessidade de se adequar à transformação digital. Acredito que as boas práticas adotadas no período de confinamento, tendem a ser incorporadas na rotina assim que retornarmos para os ambientes físicos das empresas”, avalia.

A incorporação da gestão online de contratos, vale para os negócios adequarem a rotina da empresa, visando compliance. “Quando empresas passam a utilizar soluções como o InContract também realizam o mapeamento da rotina de gestão dos documentos.

É comum que se perceba neste momento falhas de segurança e de práticas, que resultam em perda de contratos, prazos, multas e elevados custos”, comenta o executivo da Teclógica.

O custo do trabalho analógico

Para se ter uma dimensão do desafio, a Associação Brasileira de Gerenciamento de Documentos (ABGD), estima que as grandes organizações perdem um documento a cada 12 segundos e seus profissionais perdem, em média, duas horas diárias de trabalho em busca de documentos.

Além disso, 37% das fotocópias feitas nas empresas são desnecessárias. Com a digitalização e a aplicação de ferramentas online, estes recursos são melhor aproveitados. “Durante o isolamento ou em situações que impeçam a circulação das pessoas, o trabalho não é prejudicado, pois contratado e contratante formalizam negócios e ajustam propostas sem a necessidade de presença física”, reforça Aloísio.

Por fim, o executivo lembra que há ainda a otimização do espaço na empresa. Até mesmo documentos que até então precisam ser armazenados por lei poderão ser mantidos apenas em ambiente digital, por conta da Lei nº 13.874. Ou seja: menos desperdício e um passo à frente na jornada rumo ao modelo de trabalho do futuro.

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Fonte: Cryptoid

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