Com a pandemia do coronavírus, a sua empresa também aderiu ao home office? De fato, a crise sanitária impulsionou esse modelo de trabalho em muitos locais.

Inclusive, a gestão digital de contratos foi fundamental para manter a rotina de empresas mesmo com as medidas de isolamento social. E, segundo especialistas, o home office deve ser tendência mesmo após a pandemia por trazer diversas vantagens, como a redução de custos com o aluguel de um escritório por exemplo.

Mas não é todo mundo que está acostumado com esse tipo de trabalho. Se você sente que não sabe muito bem como fazer esse modelo dar certo na sua gestão, saiba que isso é normal, já que se trata de um processo de adaptação.

Pensando nisso, neste artigo, vamos dar algumas dicas essenciais para você adaptar sua gestão de documentos e manter a performance no seu home office. Confira a seguir!

4 dicas valiosas para fazer a gestão de documentos em home office

1. Tenha ferramentas de comunicação adequadas

Quando os colaboradores não estão todos no mesmo ambiente físico corporativo, é preciso garantir uma comunicação muito mais efetiva. Em uma área como a gestão de documentos, é comum, por exemplo, que vários profissionais estejam envolvidos em um mesmo processo ou diferentes setores sejam requisitados ao longo do ciclo de vida de um contrato.

Além disso, o gestor de documentos precisa fazer reuniões constantemente, interagir com as outras partes de um contrato, negociar com clientes e fornecedores. Enfim, tudo isso mostra o quanto uma boa comunicação é importante.

Por isso, a dica é contar com boas ferramentas online de comunicação. Você pode usar, por exemplo:

  • Plataformas de videoconferências para reuniões e negociações;
  • Ferramentas de chat para comunicação interna;
  • Aplicativos de gestão de tarefas para o controle dos processos.

2. Invista em plataformas colaborativas

Quem trabalha com gerenciamento de contratos e documentos jurídicos já sabe o quanto o alinhamento dos processos é importante, não é mesmo? E no home office a lógica é a mesma. Afinal, quanto mais bem definidos são os processos entre as equipes, melhor o fluxo de trabalho de cada um.

Por isso, a dica é contar com plataformas colaborativas online. Com elas, dentre as diversas funcionalidades, é possível:

  • Definir os fluxos de alterações e aprovações de cada documento;
  • Fazer análises de cláusulas, revisões e edições dos contratos de modo colaborativo;
  • Conferir o histórico das diferentes versões de um arquivo;
  • Obter as aprovações de cada etapa dos contratos mais rapidamente.

3. Faça o armazenamento na nuvem

As plataformas colaborativas já costumam ter a vantagem de salvar automaticamente todos os documentos, garantindo, assim, maior segurança para sua empresa. Mas é sempre bom lembrar que o ideal é que você faça os armazenamentos e backups em nuvem.

A cloud facilita o acesso aos documentos, elimina a necessidade de grandes espaços físicos e garante a proteção dos dados. Além de oferecer esses benefícios, ela é a solução de armazenamento perfeita para trabalhos em home office.

Como os documentos estão todos na nuvem, podem ser acessados de qualquer lugar, a qualquer hora e a partir de qualquer dispositivo. Assim, as equipes têm mobilidade e colaboração garantidas para trabalharem à distância de modo eficiente.

4. Use ferramentas especializadas em documentos

Por fim, uma dica que pode fazer toda a diferença na sua gestão de documentos é contar com ferramentas especializadas em gestão jurídica. Um software de gestão de documentos e contratos, por exemplo, oferece tudo o que você precisa para seu trabalho fluir – seja na empresa, seja em home office.

Isso porque essas plataformas são focadas em auxiliar o trabalho do gestor em todas as etapas do ciclo de vida dos documentos. Assim, você pode elaborar contratos com mais rapidez, editar e aprovar documentos colaborativamente, armazená-los em um sistema centralizado e até mesmo fazer a assinatura digital.

Ou seja, toda a sua gestão de documentos pode ser executada perfeitamente em home office – e com muito mais eficiência e menos custos do que fazer tudo manualmente.

Como você viu, o home office veio para ficar e será tendência daqui para a frente. Para que você faça uma gestão remota de sucesso, basta contar com as ferramentas corretas. Se você está em dúvida sobre como escolher a tecnologia ideal, aproveite para conhecer o software de gestão de contratos e documentos jurídicos que vai ajudá-lo a inovar seus processos!


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