negociar contratos

Contratos não devem ser utilizados somente por empresas de grande porte, mas são necessários para reforçar e formalizar acordos comerciais em todos os segmentos. Redigir cláusulas que atendam as necessidades de ambas as partes e negociar contratos de forma efetiva, garantem que a prestação de serviços seja feita de forma transparente e reforçam a segurança jurídica. 

Entretanto, vários desafios podem ocorrer durante uma negociação contratual, entre eles falhas de comunicação, desacordo de termos entre as partes, demora, dificuldade de acompanhar datas e prazos, etc.

Também é importante lembrar que existem acordos comerciais que existem há um período de tempo mais longo, que quando não renegociados regularmente podem acabar ficando desatualizados e perder a validade.

Para negociar contratos da melhor forma, evitando impactos negativos a médio e longo prazo, é possível contar com auxílio da tecnologia, que facilitará a tomada de algumas decisões. Para saber mais continue lendo esse post!

Impactos da pandemia: os desafios de negociar contratos

A COVID impactou diretamente no exercício do cumprimento de cláusulas de relações contratuais. Algumas medidas tomadas para contenção do vírus, como o teletrabalho, o isolamento e a paralisação temporária de algumas atividades, influenciaram as contratações que estavam ativas. Estas imprevisibilidades, quando mal gerenciadas, podem resultar em conflitos.

Desde o início da pandemia, profissionais que lidam com contratos enfrentam novas demandas e desafios, precisando renegociar contratos levando em consideração a nova realidade, que teve como consequência a falta de insumos e de mão de obra, e a impossibilidade de realizar transações comerciais presencialmente.

Diante disso, é importante digitalizar os processos, e levar em consideração algumas atitudes, para que nenhuma das partes envolvidas saia perdendo durante as negociações contratuais:

1 – Defina metas

É preciso ter claro o objetivo do contrato, o que a empresa quer atingir com esse acordo e quais termos são negociáveis ou não.

2 – Organize os tópicos que precisam ser discutidos

Faça um checklist do que precisa ser definido durante as conversas entre as partes. Dessa forma, garante-se que nenhum tópico será deixado de lado durante a negociação.

3 – Anexe evidências

Não hesite em juntar anexos ao contrato, sempre que for preciso. Analise quais registros podem ser consultados para evitar conflitos no futuro. Não esqueça de incluir os aditivos do contrato. Além disso, é preciso formalizar e arquivar as decisões tomadas para manter uma base de consulta. 

4 – Formalize as assinaturas

Para que o contrato tenha plena validade, precisa ser assinado por todos os envolvidos. Incluindo responsáveis pela empresa, testemunhas, e o ideal é também contar com a validação de um profissional do ramo jurídico. Ferramentas de assinatura digital otimizam muito esse processo, pois possibilitam que as partes assinem o documento de qualquer lugar, a partir de um dispositivo móvel.

5 – Deixe as alterações claras

Em caso de aditivos contratuais, é preciso explicar quais termos permanecem iguais ao contrato original e quais foram anulados ou alterados pelo novo. Assim elimina-se a possibilidade de dúvidas e gargalos.

6 – Busque soluções conjuntas 

A boa relação entre os envolvidos de um acordo é fundamental para um funcionamento efetivo da prestação de serviços, especialmente quando feita de forma remota. Por isso, mantenha uma comunicação transparente, adaptando o contrato para beneficiar as partes da melhor forma. Analise com bom-senso informações como: prazo, valores, juros e multas.

7 – Adote uma ferramenta de gestão de contratos

Por último, com uma solução especializada, administrar contratos torna-se muito mais fácil e dinâmico. As atualizações dos documentos podem ser feitas totalmente online, com controle total das edições, informando inclusive quem alterou o documento.

A personalização de acessos criptografados e o controle de fluxos são outras facilidades que a tecnologia apresenta. O responsável pelo documento pode, por exemplo, configurar o fluxo para que um advogado faça a revisão final do documento. 

É possível centralizar as informações e anexar todas as evidências relativas a um documento diretamente no sistema. Anulando o risco de perdas e agilizando o processo de busca por históricos.

Utilizando essas dicas, será possível negociar contratos de forma ágil e online. Caso tenha interesse em saber mais sobre nossa solução de gestão de contratos, entre em contato com nossos especialistas

Assinado por: Aloisio Arbegaus — Diretor Comercial do InContract

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Software de gestão de contratos e documentos, desenvolvido para facilitar o dia a dia nas empresas.

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