nomenclatura documentos

A organização e a agilidade são fatores essenciais para o sucesso de uma empresa. Dito isso, no contexto de gestão documental, muitas vezes a consulta aos arquivos precisa ser feita de forma urgente, e mantê-los desorganizados não facilita em nada o trabalho. Para solucionar esse problema, uma boa dica é organizá-los de forma intuitiva, prestando atenção à nomenclatura de documentos.

Situações diversas podem acontecer quando não se tem uma nomenclatura padrão definida. Por vezes, a pessoa que manuseia os documentos coloca um nome simples em um documento e quando precisa dele novamente não consegue encontrá-lo.

Isso sem falar na perda de tempo pensando qual a melhor forma de nomear aquele documento para identificá-lo posteriormente. De todo jeito, a falta de padronização atrasa muito o trabalho, e acaba transformando a gestão de documentos em uma bola de neve.

Além disso, quando um funcionário sai da empresa e outra pessoa precisa assumir o cargo, é imprescindível que as coisas estejam organizadas para que o novo funcionário consiga encontrar os documentos e não precise iniciar o trabalho do zero.

A padronização de processos e de nomenclatura de documentos não é só uma boa prática, como também é exigência da certificação ISO 9001. Mas afinal, o que fazer para ter uma gestão de documentos organizada, e quais benefícios são possíveis com isso? Continue lendo o post para descobrir!

Benefícios de padronizar a nomenclatura de documentos 

Sabe-se que documentos precisam ser armazenados por diferentes razões, sejam elas fiscais, técnicas ou para auditorias. Com a padronização da nomenclatura de documentos, a consulta a esses documentos torna-se muito mais fácil e rápida. Por isso, padronizar a nomenclatura dos documentos é uma atitude fundamental para organizar a gestão da empresa. 

Entre os benefícios dessa ação, é possível citar:

  1. Ordenação lógica e intuitiva das pastas digitais ou físicas, oferecendo uma visão sistemática da gestão documental e facilitando a localização dos conteúdos;
  2. Unificação e mapeamento do fluxo documental, evitando que os funcionários utilizem formas divergentes de classificação e arquivamento de documentos;
  3. Agilidade na realização das atividades e consequentemente, das tomadas de decisão;
  4. Desenvolvimento do trabalho em equipe, que flui melhor pois se baseia em um processo coeso e único;
  5. Otimização do espaço, tanto físico quanto digital, destinado aos documentos;
  6. Facilitação da triagem de documentos, que deve ser feita periodicamente para identificar os documentos que precisam ser guardados por mais tempo dos que devem ser descartados;
  7. Melhoria da imagem da empresa, pois demonstra organização diante de fornecedores, clientes e concorrentes.

Como criar uma nomenclatura de documentos?

Para criar uma nomenclatura padrão de documentos é preciso agrupá-los de acordo com suas características. É aconselhável criar um manual com o passo a passo e, ali, definir quais critérios são prioridade na empresa, por exemplo: data, nome das partes envolvidas, tipo de documento, área ou departamento, etc. Depois aplicá-los na nomenclatura.

Após ter isso identificado, criar regras que devem ser respeitadas ao nomear um documento, por exemplo:

  • O tipo de documento deve ser escrito em caixa alta (NF, OC, etc); 
  • O formato da data deve ser escrito da seguinte maneira: AAAA.MM.DD; 
  • Os campos devem ser separados por traço (data – nome). 

Depois de criar as regras, é preciso montar a estrutura de nomenclatura, um exemplo muito utilizado é:

AAAA.MM.DD – Empresa X – Nome do Arquivo

De forma mais detalhada: 

  • Data = dia da aprovação do documento. 
  • Empresa = pode ser o nome do cliente, fornecedor, etc.
  • Nome do arquivo = pode ser Nota Fiscal nº XX, Contrato nº XX, etc.

Esse é só um exemplo de nomenclatura, cada empresa precisa verificar o que melhor se adequa à sua realidade.

O que a ISO 9001 fala sobre gestão de documentos?

A ISO 9001 é uma norma que tem o intuito de deixar os processos mais organizados e melhorar a gestão da empresa. Sendo assim, é de grande importância para a reputação da empresa diante do seus públicos de interesse, pois transmite uma imagem positiva.

Na nova versão ISO 9001, os itens que tratavam de controle de documentos, registros, entre outros documentos importantes para manter a qualidade da empresa, agora são chamados de Informação Documentada

A norma pede a criação de regras e instruções de trabalho, para que os processos sejam padronizados. Também pede que as empresas definam quem são os responsáveis por fazer com que os processos aconteçam corretamente.

Na ISO 9001 também está previsto que as Informações Documentadas devem ser mantidas de forma identificável e legível. Sendo assim, a norma exige que sejam controladas e atualizadas de forma que fiquem disponíveis para uso sempre que necessário, com um local definido. Também pede que estejam protegidas contra vazamentos de informação ou extravios, e que as alterações possam ser consultadas.

Como a tecnologia auxilia para que as nomenclaturas sejam seguidas?

A tecnologia é grande facilitadora da organização da gestão de documentos, isso porque automatiza muitas atividades que antes precisavam ser realizadas de forma manual e estavam passíveis de erros humanos.

Soluções de gestão de documentos, como o software InContract, por exemplo, permitem que o usuário salve modelos de minutas, o que facilita muito o trabalho de quem precisa elaborar o documento ou contrato.

Além disso, o InContract salva o histórico de todas as edições que forem feitas nos documentos, cumprindo com a exigência da norma do ISO 9001, que fala sobre segurança e controle de alterações.

Outro benefício do InContract é a segurança, como os documentos ficam salvos automaticamente na nuvem. Os acessos à plataforma também são configuráveis e criptografados, ou seja, os documentos só podem ser acessados pelos usuários que tiverem permissão, tudo de acordo com as configurações do administrador.

Agora você já sabe qual é a importância da nomenclatura de documentos, viu o que a norma ISO 9001 fala sobre o assunto e entendeu como a tecnologia pode auxiliar para que esses processos sejam cumpridos. Se ficou com alguma dúvida deixe aqui nos comentários! Clique aqui e conheça mais benefícios da solução.

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