Quase todas as relações comerciais são regidas por contratos. No entanto, segundo um levantamento da Associação Nacional de Gestores de Contratos (ANGC), cerca de 75% das organizações não têm uma metodologia de gerenciamento de contratos e 90% fazem esse gerenciamento por e-mail.

Em outra fase dessa pesquisa, foi possível perceber que entre as empresas entrevistadas apenas 25% segue uma metodologia. Além disso, foi demonstrado que mais de 1/3 dessas instituições não têm controle sobre os níveis de serviços dos seus contratos.

Melhores resultados com o gerenciamento de contratos

Quem trabalha com o gerenciamento de contratos sabe da importância desse processo e do grande volume de informações estratégicas que eles geram dentro das empresas.

Os bons gestores de contratos são comprometidos com diversas etapas do processo, preocupando-se desde aspectos formais da formulação de um contrato até a análise de execução do que foi acordado, período de vigência, renovação, reajustes, aditivos, entre outros trâmites importantes. Quando desenvolvido de maneira eficaz, a gestão de contratos é determinante para o sucesso da organização.

A gestão de contratos se torna ainda mais importante na medida em que as organizações se distanciam da estrutura convencional e aderem às novidades do mercado, sempre em evolução. Recentemente, na área trabalhista, por exemplo, tivemos importantes mudanças com a implantação de modelos de contrato intermitente, aumento das possibilidades de terceirização, entre outras novidades. Tudo isso somado aos demais contratos já comuns nas empresas, com fornecedores, parceiros e clientes.

Para que todo o processo seja eficiente, o gerenciamento de contratos precisa cumprir metas estratégicas, com o objetivo de contribuir para a eficiência e rentabilidade do negócio.

Quer saber como evitar esses problemas? Confira as boas práticas que separamos!

Exemplos de boas práticas na gestão de contratos

Com o conhecimento da importância desse processo nas empresas, boas práticas visam garantir o sucesso do gerenciamento de contratos e trazer melhores resultados para o negócio:

1 – Identifique a situação dos contratos atuais

É importante registrar quais documentos ainda estão vigentes, aqueles que estão sendo negociados e os que já foram encerrados. Além disso, é preciso organizar os contratos, tanto os que estão em papel quanto em meio eletrônico, desta forma, a empresa facilita a manipulação e análise dos documentos.   

2 – Fique atento aos prazos e serviços acordados e faça relatórios do andamento dos contratos

A boa gestão desse processo significa fazer um controle detalhado das datas firmadas em contrato. É preciso se certificar que tudo o que foi firmado está sendo cumprido por ambas as partes.

Além disso, é importante preparar relatórios completos sobre as situações dos contratos. Tenha certeza que os termos e cláusulas acordadas estão sendo cumpridos. Os relatórios auxiliam na apuração dos impactos de cada contrato, contribuindo na elaboração de relatórios analíticos. Desta forma, os gestores podem analisar com mais propriedade e tomar decisões mais cautelosas.

3 – Utilize a tecnologia para melhorar o processo

A utilização de um sistema de gestão de contratos é essencial e bastante útil no dia a dia das empresas. Com a ferramenta adequada, é possível gerar documentos, submeter para aprovação, trocar informações e trabalhar de forma colaborativa, acompanhando todas as etapas até a aprovação.

Investir em tecnologia se torna fundamental, principalmente, na medida em que o número de contratos aumenta na empresa. Um bom software irá auxiliar a evitar extravio de documentos, redução de perdas e retrabalho na confecção dos contratos, agilidade para localizar os documentos, entre outros benefícios.

4 – Acompanhe as renovações

O acompanhamento da renovação de contratos é uma boa prática a ser seguida pelas empresas. No caso daqueles firmados com fornecedores, é essencial renovar com algumas semanas de antecipação. Já para os contratos feitos com clientes, a renovação pode ser renegociada com uma antecedência maior, proporcionando maior comodidade ao cliente. Neste quesito, a tecnologia também é uma boa aliada.

O processo de vigência de contratos pode ser controlado pelos sistemas de gestão, que monitoram datas importantes e alertam sobre períodos de renovação e rescisão. Além disso, registram mudanças relacionadas aos valores e acréscimos de aditivos.

5 – Tenha tudo registrado para possíveis auditorias

A boa gestão significa cumprir com todas as obrigações contratuais previstas.  Desta forma, é importante que todas as ações e eventos envolvendo os acordos contratuais estejam registrados. É preciso ter em mãos notas fiscais, fotos, indicadores de performance e outros recursos necessários para uma possível auditoria interna ou externa.

Como você viu no conteúdo de hoje, é possível aumentar o rendimento da gestão de contratos da empresa seguindo boas práticas para o sucesso do processo. Utilizando esses métodos, a empresa alcança maior economia de custos, prazos com melhores condições de negócio e maior controle dos acordos, além de agilizar as negociações e tornar o andamento mais otimizado e prático.

Quer otimizar o gerenciamento de contratos da sua empresa? Entre em contato e sinta na prática todos esses benefícios.

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