padronização de documentos

A padronização de documentos é um dos elementos centrais para o sucesso de um negócio. Afinal, sem organização, a produtividade cai, a sobrecarga aumenta, a rotina se torna ineficiente e a qualidade dos serviços fica comprometida.

Sem falar ainda dos riscos que a falta de organização acarreta, como extravios de documentos ou até mesmo uso indevido dos dados da empresa e de seus clientes.

Por isso, para você que deseja organizar seu fluxo de trabalho, preparamos este passo a passo para a padronização de documentos. Veja os benefícios dessa prática e como implementar na sua empresa!

Para que serve a padronização de documentos?

A padronização de documentos é um método ou uma sistemática para tornar os processos uniformizados e bem definidos. Por meio de padrões, regras e critérios pré-estabelecidos, a prática visa garantir maior controle das tarefas e qualidade na sua execução.

Nesse sentido, a padronização de documentos serve para melhorar a organização e gestão dos arquivos de uma empresa, tendo como foco a qualidade na entrega dos serviços e a melhora dos resultados organizacionais.

Para entender a importância da padronização, é preciso considerar que ela tem profundo impacto na gestão de tempo. E, como sabemos, tempo é crucial para qualquer negócio.

Como consequência, você ganha diversos benefícios na sua rotina de trabalho, como:

  • Menos gasto de tempo com a procura de documentos ou informações neles contidas;
  • Mais segurança da informação, evitando perdas ou acessos indevidos;
  • Otimização dos processos internos, tornando as equipes mais produtivas, ágeis e eficientes;
  • Redução de falhas operacionais, retrabalhos e entraves no ciclo de vida dos documentos.

Como implementar o processo de padronização?

Sabendo da importância dessa prática, separamos os passos essenciais que você deve adotar para implementar a padronização de documentos na sua empresa. Veja a seguir!

1. Digitalize os documentos da sua empresa

Se sua empresa ainda não tem os arquivos digitalizados, saiba que esse é o primeiro passo para dar início à padronização de documentos.

A digitalização traz alguns benefícios, como:

  • Facilita o acesso às informações;
  • Evita perda de tempo com a localização dos arquivos ou com buscas generalizadas;
  • Garante maior segurança evitando perda ou extravio de documentos.

2. Elimine documentos antigos e duplicados

Outro passo importante é “fazer um limpa” na sua base de arquivos. Documentos desatualizados ou que não têm mais validade apenas criam um volume desnecessário que pode atrapalhar a gestão dos documentos.

Também é importante evitar documentos duplicados, pois isso pode gerar conflito entre as informações e demandar retrabalho. Quanto às diferentes versões de documentos que passaram por revisões e alterações, mantenha tudo em um arquivo unificado.

3. Tenha modelos padrões da empresa

O próximo passo é escolher padrões para a organização dos documentos. Adote um modelo de nomenclatura e um critério de classificação de acordo com o tipo, formato ou assunto, por exemplo. Vale mencionar que não há um protocolo único para fazer isso. Veja qual modelo funciona melhor para a sua empresa e o siga.

Uma dica importante aqui é criar um manual com todas as orientações para a padronização de documentos. Assim, todos os envolvidos podem seguir as regras, mantendo os arquivos conforme o modelo adotado pela empresa. Você verá como isso facilita a rotina de todos.

4. Estabeleça processos internos

Além de padronizar os próprios documentos, é importante que a empresa tenha um processo interno bem definido. Para isso, estabeleça regras, critérios e procedimentos que orientem todos os envolvidos quanto ao uso e compartilhamento da documentação da empresa. Pode contar com o BPMN, por exemplo, para criar processos.

Você pode, por exemplo, definir os níveis de acesso a um arquivo, permitindo ou restringindo ações que podem ser executados naquele documento, além de pessoas que podem acessá-lo.

Veja outras práticas importantes:

  • Políticas de privacidade e sigilo para documentos que exigem maior nível de confidencialidade;
  • Políticas de compliance para assegurar a conformidade com a lei e com as exigências internas da empresa.

5. Conte com a ajuda de um software jurídico

A quantidade de dados nas empresas ou em um escritório é imensa. Ter controle sobre os documentos de todos os clientes, fornecedores e parceiros pode ser um grande desafio para o profissional que não conta com recursos para isso.

Por isso, é fundamental ter em mente que a tecnologia é indispensável na padronização de documentos. Um software especializado pode:

  • Centralizar o armazenamento dos dados em um só local;
  • Facilitar o acesso aos arquivos;
  • Organizar datas, prazos e demais informações importantes.

Como você viu, com alguns métodos, é possível implementar uma padronização de documentos eficiente, capaz de trazer muitos benefícios para a empresa. Para garantir uma gestão documental de qualidade, confira mais artigos em nosso blog!

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