paperless

Paperless é um termo em inglês que significa “sem papel”. No contexto de mercado, ele diz respeito às empresas que eliminam o uso de registros e documentos físicos de suas rotinas operacionais.

Trata-se de um conceito que surgiu junto com a popularização dos computadores na década de 1970. Por mais que, na época, a ideia de gerir uma organização 100% sem papel parecesse remota, atualmente ela é possível e muito recomendada.

Isso porque, com o apoio das tecnologias digitais, é possível armazenar todas as informações eletronicamente, com assinatura remota e imediata de contratos eletrônicos, localização rápida e prática de arquivos, fluxos mais precisos de documentação, entre inúmeras outras possibilidades.

Nesse sentido, também é importante ressaltar que um gerenciamento paperless é mais sustentável e economicamente viável, não só pela redução de custos administrativos ligados a papéis, toners e caixas-arquivo, mas também pelo ganho em eficiência operacional.

Para se ter uma ideia, uma pesquisa da Gartner revelou que quase 3% do lucro das empresas é gasto em papéis, impressões, manutenção e armazenamento de documentos. Além disso, 50% do desperdício das companhias é em papel.

Com esses dados, é fácil perceber como o conceito paperless é vantajoso e muito recomendado para qualquer perfil de negócio!

A seguir, entenda melhor os seus benefícios, previsões legais e alguns cases de sucesso!

Por que é vantajoso aderir ao conceito paperless?

Para se tornarem paperless, as empresas precisam reproduzir e otimizar no meio digital todos os processos que antes faziam de maneira física.

Com isso, aderir a plataformas que permitam o armazenamento em nuvem e a assinaturas eletrônicas de documentos é fundamental. Por meio desse tipo de sistema, qualquer documentação pode ser assinada em poucos segundos, apenas com um clique.

Além disso, a tecnologia em nuvem confere mais praticidade e mobilidade aos funcionários, que podem acessar os dados da companhia a partir de qualquer dispositivo autorizado.

Esse ponto é de suma importância frente aos novos modelos de trabalho, já que permite aderir à flexibilidade, viabilidade e agilidade próprias de práticas como o home office.

A própria segurança paperless é muito maior do que a dos processos em papel, já que ferramentas como a autenticação de 2 fatores, backups automáticos e hierarquia de permissões evitam que ocorram extravios, adulterações ou acessos indevidos.

Reunindo todos os benefícios mencionados até aqui, podemos concluir que uma empresa sem papel é:

  • Mais ágil para lidar com seus processos;
  • Flexível frente a diferentes demandas e meios de colaboração;
  • Viável e com recursos otimizados para diminuir gastos administrativos;
  • Capaz de aproveitar melhor o seu espaço físico;
  • Segura e apoiada por sólidos protocolos de segurança;
  • Alinhada aos principais avanços tecnológicos do mercado, o que também garante maior competitividade.

Frente a todas essas vantagens, você deve estar se perguntando: mas como ficam os registros obrigatórios em papel? Saiba mais no próximo item!

A legislação brasileira permite empresas 100% paperless?

Em 2012, a Lei n°12.682 estabeleceu alguns parâmetros para a digitalização de documentos, mas previa que ela não era obrigatória e que a documentação física original deveria ser preservada.

Essa limitação foi derrubada em 2016, quando o Senado aprovou um projeto que permitia a destruição dos impressos originais após sua digitalização, desde que todos os requisitos de integridade e autenticidade fossem respeitados durante a conversão.

Porém, a prática paperless só foi contemplada em suas plenas possibilidades no ano de 2020, quando o Decreto nº 10.278 assegurou que qualquer documentação digital produz os mesmos efeitos legais que aquelas em papel.

A partir disso, a gestão de documentos se tornou muito mais simples, ágil e facilitada, com a possibilidade de aderir a processos 100% eletrônicos para armazenamento, visualização, alteração e preservação documental.

Os benefícios práticos de transformar uma empresa em paperless são muitos, principalmente quando não há mais a necessidade de que nenhuma operação seja feita em papel. No item seguinte, confira alguns cases que demonstram essas vantagens!

Quais os efeitos práticos da lógica corporativa paperless?

Para destacar as possibilidades que a prática paperless agrega para as empresas, veja exemplos de 3 casos reais na área e inspire-se na hora de aderir a essa tendência que não para de crescer:

  • Uma empresa americana de serviços de entrega e coleta de alimentos dependia que os clientes preenchessem e assinassem suas solicitações manualmente, para que só depois as informações fossem digitalizadas no sistema e então impressas. Por meio de documentos e assinaturas eletrônicas verificadas judicialmente, a organização eliminou toda a papelada envolvida em seus processos, garantindo uma adesão de consumidores muito mais alinhada à sua rápida velocidade de expansão;
  • No mesmo sentido, uma seguradora estadunidense lidava com as informações de seus consumidores em dezenas de páginas em papel, que precisavam ser assinadas pelos clientes. A companhia conseguiu integrar totalmente seus processos no ambiente online, com assinaturas eletrônicas que dão a mesma validade documental, mas com rotinas administrativas muito mais ágeis e assertivas;
  • Por fim, uma instituição de ensino, também americana, precisava lidar com documentos de mais de 5.000 alunos matriculados a cada novo período de aulas. Ao incorporar a documentação a um sistema digital e permitir que cada aluno fizesse sua assinatura diretamente no portal da faculdade, a eficiência do setor financeiro foi muito melhorada, com taxas de conclusão significativamente mais altas.

Viu como é possível se tornar uma empresa 100% paperless? Quer otimizar suas rotinas, reduzir seus custos e fazer parte de um futuro mais digital? Clique aqui e descubra como dar os primeiros passos nesse processo de transformação! 

logo incontract

Software de gestão de contratos e documentos, desenvolvido para facilitar o dia a dia nas empresas.

Conteúdos Gratuitos

Siga-nos

Email: contato@incontract.com.br
Nossos telefones:

SC +55 (47) 3036-7700
SP +55 (11) 4118-2300