Procurement: o que é e como contribui para a estratégia de compras?

O setor de compras é um dos mais importantes para o bom funcionamento de uma empresa. E, para que as estratégias da área sejam eficientes, é preciso estar atento às técnicas e tendências de suprimentos. É aí que entra o conceito de procurement: um amplo processo, que vai além da aquisição de mercadorias e matérias-primas para a organização.

O termo é, muitas vezes, confundido apenas com a função estrita de compras, contudo, ele engloba vários elementos de uma cadeia de suprimentos. Além disso, contém aspectos estratégicos importantes para dar mais eficiência à gestão dos processos de compras.

O procurement é muito importante no contexto corporativo – visto que, por meio de ações táticas e do estabelecimento de diretrizes e normas, essa ferramenta melhora a relação da empresa com seus fornecedores. Alinha, ainda, o setor com outros departamentos (como finanças e jurídico) e sincroniza stakeholders internos e externos, dentre outras contribuições.

Quer saber mais? Entenda a seguir o que é procurement e como ele pode ajudá-lo na sua gestão de compras!

O que significa procurement?

O termo em inglês vem do latim procurare, cujo significado tem a ver com administrar, cuidar ou tratar de negócios alheios. Para o português, por vezes ele é traduzido simplesmente como “aquisição” ou “compras” ou, ainda, como “aprovisionamento”.

Atualmente, o procurement é entendido, na prática, como um amplo processo que engloba diversos elementos, etapas e tarefas referentes à administração de toda a cadeia logística de uma empresa.

Desse modo, embora confundido com a noção de “compras”, o procurement é muito mais do que o ato de adquirir, receber e pagar suprimentos para a empresa. Essa seria apenas uma das atividades englobadas por ele.

Assim, podemos dizer que diz respeito a todo o processo de aquisição, mas com ações estratégicas adicionadas. Na prática, da busca dos melhores fornecedores no mercado até o pós-compra, o procurement engloba atividades como:

• Cotação, avaliação e seleção de fornecedores;
• Negociação e sincronização entre empresa e fornecedores;
• Gestão de minutas e demais contratos;
• Aquisição de mercadorias, matérias-primas e serviços;
• Transporte, logística e recebimento de pedidos;
• Avaliação de performance e feedback das entregas e dos fornecedores.

Assim, de acordo com o conceito de procurement, o departamento responsável administra todo o ciclo logístico que envolve a relação entre os fornecedores e a empresa – bem como a gestão das mercadorias e demais suprimentos que precisam ser adquiridos.

Como o procurement pode ajudar na gestão de compras?

Como você pode ver, quando comparado apenas ao setor de compras, o procurement vai muito além da aquisição. Para executar o amplo trabalho envolvido nesse processo, o modelo utiliza diversas ferramentas e estratégias.

Nesse sentido, o procurement é muito útil para melhorar a estratégia de gestão de compras de uma empresa. Ao adotá-lo, você pode adicionar ações mais táticas ao ciclo de compras, tais como:

Análise das necessidades internas

O procurement busca entender os objetivos da empresa, estabelecendo diretrizes e estratégias e definindo as necessidades do negócio. Ajuda também a diferenciar as compras diretas (que interferem diretamente na atividade principal da empresa) das compras indiretas (que incluem materiais de suporte).

Pesquisa de mercado

Tendo conhecimento das suas necessidades, a empresa faz uma análise de mercado. Avaliando as melhores opções e tendências que podem ser benéficas para a organização, englobando toda a cotação, avaliação e seleção de fornecedores qualificados.

Controle das transações

Todas as compras são registradas e, assim, o gestor tem um histórico com informações importantes – como quantidade de suprimentos necessários para cada época do ano, preços e qualidade dos serviços dos fornecedores.

Verificação dos pedidos

Além do registro, o procurement realiza o recebimento dos pedidos e verifica se as entregas estão em conformidade com os contratos. Analisando, por exemplo, a quantidade das mercadorias, os padrões de qualidade pré-estabelecidos e o cumprimento de prazos.

Avaliação de fornecedores

Por meio de auditorias e análises de métricas, o procurement monitora as compras, avalia os fornecedores e oferece feedbacks em prol de um melhor alinhamento com os parceiros.

Consultoria jurídica

O procurement engloba também o suporte jurídico para a elaboração e negociação de contratos com fornecedores – bem como para a organização e gestão desses documentos.

Padronização de processos

O procurement busca uma gestão de compras mais eficiente, diminuindo custos e otimizando o tempo do processo. Para tanto, visa o melhor alinhamento entre os fornecedores e a empresa. Busca, também, padronizar processos de aprovação de contratos, sincroniza o recebimento dos insumos com o trabalho interno e agrega profundo conhecimento das demandas internas.

Portanto, o procurement vai da definição de diretrizes para a relação da empresa com seus fornecedores, passando pela negociação de contratos até o recebimento dos produtos e o pós-compra. Visa acompanhar toda a cadeia de suprimentos, implementando ações estratégicas para garantir máxima eficiência à gestão de compras, além de relações mais sólidas e benéficas com os parceiros.

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