Procurement: o que é e como contribui para a estratégia de compras?

O setor de compras é um dos mais importantes para o bom funcionamento de uma empresa. Mas, para que as estratégias da área sejam eficientes, é preciso estar atento às técnicas e tendências de suprimentos. É aí que entra o procurement: um amplo processo, que vai além da aquisição de mercadorias e matérias-primas para a organização.

O termo é, muitas vezes, confundido apenas com a função do setor de compras, contudo, engloba vários elementos de uma cadeia de suprimentos. Além disso, contém aspectos estratégicos importantes para dar mais eficiência à gestão dos processos.

O conceito é muito importante no contexto corporativo – visto que, por meio de ações táticas e do estabelecimento de diretrizes e normas, essa ferramenta melhora a relação da empresa com os seus fornecedores. 

Alinha, ainda, o setor com outros departamentos (como finanças e jurídico) e sincroniza stakeholders internos e externos, dentre outras contribuições.

Quer saber mais? Entenda a seguir o que é procurement e como ele pode ajudá-lo na sua gestão de compras! Confira agora!

O que significa procurement?

O termo em inglês vem do latim procurare, cujo significado tem a ver com cuidar dos negócios alheios. Para o português, é traduzido simplesmente como “aquisição” ou “compras” ou, ainda, como “aprovisionamento”.

Atualmente, é entendido na prática como um amplo processo que engloba diversos elementos, etapas e tarefas referentes à administração de toda a cadeia logística de uma organização.

Desse modo, embora confundido com a noção de “compras”, o procurement é muito mais do que o ato de adquirir, receber e pagar suprimentos para a empresa. Essa seria apenas uma das atividades abordadas.

Assim, podemos dizer que o conceito fala a respeito de todo o processo de aquisição, mas com ações estratégicas adicionadas. Na prática, da busca dos melhores fornecedores no mercado até o pós-compra, ele engloba as seguintes atividades:

• Cotação, avaliação e seleção de fornecedores; 
• Negociação e sincronização entre empresa e fornecedores; 
• Gestão de minutas e demais contratos; 
• Aquisição de mercadorias, matérias-primas e serviços; 
• Transporte, logística e recebimento de pedidos; 
• Avaliação de performance e feedback das entregas e dos fornecedores.

De acordo com a ideia de procurement, o departamento responsável coordena todo o ciclo logístico que envolve a relação entre os fornecedores e a companhia – bem como o gerenciamento das mercadorias e demais suprimentos que precisam ser adquiridos.

Como o procurement pode ajudar na gestão de compras?

Como você pode ver, quando comparado apenas ao setor de compras, o processo de procurement vai muito além da aquisição. Para executar o amplo trabalho envolvido, o modelo utiliza ainda diversas ferramentas e estratégias.

Nesse sentido, ele é muito útil para melhorar a estratégia de gestão de compras de uma empresa. Ao adotá-lo, você pode adicionar ações mais táticas ao ciclo de compras, tais como:

Análise das necessidades internas

O procurement busca entender os objetivos do negócio, estabelecendo diretrizes e estratégias e definindo quais são as necessidades da companhia. 

Ajuda também a diferenciar as compras diretas (que interferem diretamente na atividade principal da empresa) das compras indiretas (que incluem materiais de suporte).

Pesquisa de mercado

Tendo conhecimento das suas necessidades, a organização faz uma análise de mercado. Avaliando quais as melhores opções e tendências que podem ser benéficas, englobando toda a cotação, a avaliação e a seleção de fornecedores qualificados.

Controle das transações

Todas as compras são registradas e, assim, o gestor tem um histórico com as informações mais relevantes, como: 

• A quantidade de suprimentos necessários para cada época do ano;
• Os preços;
• A qualidade dos serviços dos fornecedores.

Verificação dos pedidos

Além do registro, o procurement realiza o recebimento dos pedidos e verifica se as entregas estão em conformidade. Analisando fatores como a quantidade das mercadorias, os padrões de qualidade pré-estabelecidos e o cumprimento de prazos.

Avaliação de fornecedores

Por meio de auditorias e das análises de métricas, o processo monitora as compras, avalia os fornecedores e ainda fornece feedbacks em prol de um melhor alinhamento com os parceiros.

Consultoria jurídica

Também é englobado o suporte jurídico para a elaboração e negociação de contratos com fornecedores. Além de auxiliar com a organização e gestão desses documentos.

Padronização de processos

O procurement busca uma administração de compras mais eficiente, diminuindo assim os custos e também otimizando o tempo. Para tanto, visa o melhor alinhamento entre os fornecedores e a empresa. 

O processo busca também padronizar as etapas de aprovação de contratos, sincroniza o recebimento dos insumos com o trabalho interno e agrega profundo conhecimento das demandas internas.

Quais são os benefícios do procurement?

Ao implementá-lo em sua organização, você vai notar que diversos benefícios são gerados. Veja a seguir quais são os principais:

• Economia de tempo: se torna possível visualizar as informações no sistema e identificar quais são as melhores opções para cada operação. 
• Maior concorrência entre os fornecedores: quando é feito o cadastro de vários fornecedores, os responsáveis pelas compras têm assim a chance de avaliá-los com base nas diretrizes estabelecidas;
• Diminuição dos custos: através da automatização dos processos e com a avaliação dos terceiros, é possível adquirir produtos e insumos com mais agilidade, garantindo assim vantagens como a economia dos recursos financeiros;
• Maior qualidade: com a gestão e pesquisas de mercado, pode-se adicionar qualidade aos produtos e serviços adquiridos pela empresa. Isso porque os colaboradores passam a buscar negociações que sejam mais atrativas, considerando vários fatores como qualidade e prazo;

Além disso, seu uso  também proporciona: 

• Mais agilidade. 
• Clareza e objetividade na tomada de decisões; 
• Vantagem competitiva;
• Melhor atendimento ao cliente;
• Visão estratégica através da compreensão de dados;
• Aumento da eficiência em toda a gestão de compras da instituição.

A etapa de compras é essencial e por isso deve ser feita com atenção e cuidado. Dessa forma, o procurement é considerado o início da cadeia de suprimentos, sendo o responsável pelo sucesso da organização. Então se atente para torná-lo cada vez mais eficaz.

O procurement e a tecnologia

São diversas as tecnologias que otimizam os processos de uma empresa. Problemas como atrasos, erros e retrabalhos, assim como o desencontro das informações, podem ser solucionados ao utilizar uma  boa solução de gestão. 

Veja algumas ferramentas tecnologias abaixo podem auxiliar nessas demandas:

Marketplace corporativo

O setor de compras lida diariamente com um alto volume de requisições. Contudo, algumas delas são recorrentes, como materiais de limpeza e escritório. Mas ainda assim, todos os pedidos devem ser orçados, avaliados e solicitados. 

Com o uso de um marketplace corporativo, é possível ganhar agilidade através de transações seguras com parceiros já homologados.

Esse recurso também possibilita o conhecimento de novos produtos e fornecedores, bem como a escolha de condições de pagamento mais atrativas. Essa é uma ótima opção para evitar a dependência de poucos parceiros.

Softwares de gestão de contratos

Aqui é possível gerenciar os documentos e contratos com os fornecedores. Caso a instituição decida manter os parceiros que já tem, os softwares de gestão de contratos auxiliam na organização e ajudam nesse processo. 

Essas ferramentas geram recorrência dos vencimentos de documentos para que o controle não precise mais ser feito de maneira manual.  

Além disso, as soluções para contratos melhoram e facilitam o relacionamento com os fornecedores, definem a frequência de atualização de documentos e fazem relatórios para acompanhamento dos cadastros. 

Ainda é possível que os contratantes respondam um questionário sobre o fornecedor, deixando de histórico se houve um bom atendimento no serviço prestado ou não.

Como vimos, o procurement vai da definição de diretrizes para a relação da empresa com os seus fornecedores, passando pela negociação de contratos até o recebimento dos produtos e o pós-compra. 

Visa também fazer o acompanhamento de toda a cadeia de suprimentos, implementando ações estratégicas para garantir máxima eficiência à administração de compras, além de relações mais sólidas e benéficas com os parceiros.

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