Atualmente, a concorrência e o mercado cobram que os escritórios jurídicos sejam inovadores e, diante dessa realidade, existem muitas ferramentas que automatizam a rotina de gestão de documentos de um escritório. Isso torna desafiante a decisão de qual solução adquirir, ou manter, caso sua empresa já utilize alguma. Então é fundamental avaliar o ROI do software.

Com isso, é possível conhecer o retorno e os impactos positivos e/ou negativos que essa ferramenta traz para o seu negócio. Além disso, através da análise de indicadores é possível otimizar seus processos com base em decisões estratégicas e assim, se destacar entre os concorrentes e crescer no mercado. 

Continue lendo o artigo para entender mais sobre a importância de uma solução de gestão de documentos, e descobrir como calcular o ROI do software! 


O que é e como aplicar o ROI no software de contratos?

O ROI, ou Retorno Sobre o Investimento, é uma métrica que permite calcular se determinado investimento está sendo positivo ou negativo para o seu negócio. Para isso, utiliza como base os valores de lucro e investimento.

Alguns dos objetivos do ROI são identificar o prazo de retorno de cada investimento e avaliar como está contribuindo para a lucratividade da empresa. Aplicado a softwares, entender se determinada ferramenta está trazendo prejuízo ou lucro para sua empresa é fundamental para uma tomada de decisão estratégica.

Para que a aplicação de inovação e tecnologia seja efetiva, é fundamental entender quais estratégias estão trazendo lucro para sua empresa. Com isso, é possível potencializar o aumento nos retornos e nos lucros, planejar metas com base nos dados e indicadores e garantir um processo de tomada de decisões mais claro e objetivo.

O que levar em consideração ao calcular o ROI do software?

O trabalho manual demanda muito tempo dos profissionais, por exemplo, quando o escritório jurídico presta consultoria para diversos clientes. E faz o acompanhamento de processos e documentos de todos eles, imagine monitorar um por um de forma manual. 

Ferramentas como o Word e o Excel, apesar de serem boas aliadas, tornam essa gestão de controle muito operacional e morosa. É nesse contexto que entram as facilidades de um software de gestão de contratos e documentos. 

Para analisar o ROI do software, é preciso levar em consideração algumas etapas que são  otimizadas com o acréscimo da tecnologia, entre elas:

Redução de serviços burocráticos

Segundo uma pesquisa, as empresas brasileiras gastam em média 1.958 horas por ano para lidar com a burocracia tributária. Esse tempo pode ser melhor utilizado para atividades estratégicas, deixando as etapas operacionais para o software.

Redução de tempo em trâmites

A automação de processos pode eliminar muitas horas que são gastas para firmar acordos, com atividades como impressão de documentos, idas até o cartório e envio de documentos por correio.

Tudo isso pode ser feito de forma digital, com o auxílio de ferramentas que integrem assinatura digital. Esse tipo de assinatura possui validade jurídica, dispensando deslocamentos no momento de realizá-las.

Redução de tempo em revisões

Em documentos no papel, é preciso enviar o documento para os outras partes conferirem e revisarem, e aguardar o retorno. Ou quando isso tudo é tratado por e-mail, acaba gerando muita troca de correspondência, podendo resultar na perda de informações e desorganização.

Com utilização da tecnologia, é possível fazer as revisões em tempo real e de forma simultânea entre as partes, chegando num acordo de forma muito mais rápida. A tecnologia também garante que os históricos fiquem salvos, caso seja preciso consultar uma versão antiga do documento ou entender quem fez determinada alteração.

A taxa de renovação de contratos

Isso é o resultado de todos os tópicos acima somados. Com a utilização de um software para gestão de contratos e documentos, o escritório mostra para o cliente processos ágeis e não burocráticos e gera credibilidade. Isso instiga os clientes a continuarem a prestação de serviços com o seu escritório, além de gerar oportunidade de indicações do serviço.

Análises com automação. 

A automação permite também a análise de indicadores de forma mais prática, deixando de lado a exportação de dados para planilhas. Com dashboards intuitivos para o controle e gerenciamento, soluções de gestão trazem dados precisos sobre produtividade e agilidade dos processos. Evitando gargalos, por exemplo.

Como calcular o ROI?

É importante não confundir o retorno sobre investimento com o lucro. Vale lembrar que, a ferramenta correta pode não trazer lucro de imediato, mas faz com que seu tempo seja otimizado, e essa é a ideia fundamental para o crescimento.

Dito isso, o cálculo do ROI é feito da seguinte forma:

roi formula

Exemplo: imagine que, em determinado período de tempo, o ganho do seu escritório com as demandas de gestão de contratos tenha sido de 10 mil reais, enquanto isso, o investimento no software de gestão de contratos, no mesmo período de tempo, tenha sido de mil reais. Utilizando a fórmula de ROI acima, temos:

  • ROI = (10.000 – 1.000) / 1.000
  • ROI = 9

Nesse caso, o ROI foi de 9 vezes o investimento inicial. Você pode também multiplicar o resultado por 100 para obtê-lo em porcentagem – no caso, 900% de retorno.



Por que adquirir um software de gestão de documentos?

Com a entrada de novos profissionais no mercado, o setor jurídico tem se tornado cada vez mais saturado no Brasil. Portanto, profissionais inovadores são vistos como um diferencial pelos clientes, e mais do que nunca é preciso buscar essa automação. 

Segundo uma pesquisa realizada pela AICCM, 81% das empresas planejam implementar uma automação de contratos. Por isso, para ficar na frente da concorrência, é preciso repensar seus processos e investir em tecnologia.

Além disso, como muitos escritórios prestam consultoria para vários clientes, quanto menos a empresa conseguir se organizar com seus processos, menor é a probabilidade dela crescer a adquirir novos clientes.

Praticamente todas as transações de uma empresa precisam ser formalizadas, e por isso, profissionais jurídicos geralmente têm uma grande demanda de contratos e documentos para gerenciar. 

Nesse contexto, um software de gestão de contratos automatiza os processos, acelera as negociações e reduz muito o tempo de trabalho manual. Pois permite que a gestão de documentos seja feita de forma 100% online, desde a criação até o encerramento.

Soluções como essa facilitam a agenda dos profissionais e melhoram a comunicação com o cliente, tornando-a mais transparente e simplificada. Isso é outro quesito que influencia na credibilidade e reputação do escritório.

Além disso, soluções especializadas evitam riscos de perda de informações, pois possuem acesso criptografado e armazenamento em nuvem, garantindo a segurança dos documentos.

Agora que você já sabe a importância de uma solução de gestão de contratos e documentos e entendeu como medir o ROI do software, não deixe de aplicar essas dicas em seu escritório. Se você quer conhecer o InContract, solicite uma demonstração gratuita com nossos especialistas.

Assinado por: Aloisio Arbegaus, diretor do InContract.

logo incontract

Software de gestão de contratos e documentos, desenvolvido para facilitar o dia a dia nas empresas.

Conteúdos Gratuitos

Siga-nos

Email: contato@incontract.com.br
Nossos telefones:

SC +55 (47) 3036-7700
SP +55 (11) 4118-2300