Setor Jurídico: Saiba a importância da gestão de contratos no controle de contingências

A gestão de contratos é uma prática fundamental em qualquer empresa, e não é diferente em empresas do setor jurídico. Essa gestão consiste em um conjunto de procedimentos e técnicas que visam garantir eficiência e práticas corretas em uma contratação.

Dentre os motivos que revelam a importância de uma boa gestão de contratos, está o controle de contingências no setor jurídico. É natural que as fases de uma contratação possam apresentar riscos, prejuízos e demais problemas.

Para evitar tais adversidades e permitir que o ciclo de vida dos contratos transcorra da melhor maneira possível, é preciso que o gestor saiba tomar as medidas preventivas necessárias.

Pensando nisso, vamos falar sobre a importância de prever as contingências na hora de gerir os contratos. Entenda mais a seguir!

Quais são os fatores envolvidos na gestão de contratos no controle de contingências?

A gestão de contratos envolve uma série de fatores relacionados à fase pré-contratual, à fase da contratação propriamente dita e à fase pós-contratual. Ou seja, todo o ciclo de vida de um contrato deve ser bem administrado pelo setor jurídico.

Na prática, podemos listar algumas fases desse ciclo, como:

• Pré-contratual: proposta, negociação, discussão de cláusulas e termos, elaboração do documento, revisão e alteração e aprovação.
• Execução: formalização, execução, monitoramento, acompanhamento e entrega do objeto do contrato.
• Pós-contratual: encerramento do contrato, pendências de deveres a serem cumpridos, sigilo de informações e assistência técnica.

Diante disso, podemos dizer que o setor jurídico ou o profissional responsável pela gestão contratual deve se preocupar com cada uma das etapas do ciclo de vida dos contratos, buscando:

• sistematizar os procedimentos para garantir eficiência;
• desenvolver métodos de controle para prover segurança;
• e garantir a satisfação do cliente nas relações contratuais.

Por que a gestão de contratos é essencial no setor jurídico?

Como podemos notar, cada etapa no ciclo de contratos exige um bom controle de contingências. Em primeiro lugar, isso é necessário para que o gestor consiga verificar e analisar os pontos críticos de uma contratação.

Assim, é possível garantir as devidas precauções quanto aos riscos envolvidos nas fases do contrato. Tais riscos podem se configurar como:

• um atraso na entrega do objeto contratual;
• o não cumprimento de deveres e obrigações;
• erros ou falhas contratuais;
• prejuízos de ordem financeira ou na reputação da empresa.

São os mecanismos de controle, portanto, que vão garantir o cumprimento dos objetivos do contrato.

Outro motivo para se preocupar com o controle de contingências é a prevenção de litígios entre as partes. Situações controversas, cláusulas ambíguas ou mal entendidos podem gerar conflito de interesses e desentendimentos com clientes, fornecedores ou parceiros.

Para evitar casos assim, é importante que o gestor de contratos tenha conhecimentos sobre cada espécie contratual, compreendendo as especificidades que cada documento exige.

Dessa forma, o profissional poderá realizar mais apropriadamente a elaboração e revisão de contratos, garantir os requisitos necessários em todas as fases contratuais para o cumprimento do acordo e acompanhar com eficiência a sua execução.

Assim, com os métodos de controle de contingências, o gestor de contratos deverá, por exemplo:

• redigir as cláusulas e os termos contratuais que cumpram a expectativa de resultados;
• avaliar a qualidade dos produtos adquiridos ou serviços contratados;
• observar o atendimento dos prazos estabelecidos;
• verificar possíveis irregularidades ou divergências e, consequentemente, providenciar sua correção.

Por fim, outra razão que comprova a importância da gestão de contratos no setor jurídico é a satisfação do cliente. Com procedimentos mais eficientes, seguros e claros, o atingimento dos objetivos são assegurados.

Uma vez que os prazos e as condições contratuais são corretamente executados, ambas as partes do acordo ficam satisfeitas. Eventuais conflitos também são evitados. E o relacionamento com clientes e fornecedores se torna de maior qualidade, fortalecendo o vínculo.

Como assegurar o controle de contingências?

Considerando o longo ciclo de vida de um contrato, a complexidade do trabalho do gestor e o alto volume de documentos jurídicos em um setor jurídico, é fundamental ter em mente que a tecnologia é um excelente apoio na gestão de contratos.

Softwares especializados, por exemplo, ajudam o profissional em todas as etapas de uma contratação, garantindo mais eficiência. Com a ferramenta, é possível padronizar os processos, reduzir a burocracia e otimizar as etapas contratuais.

O uso de recursos tecnológicos não apenas aumenta a produtividade do gestor e dos setores envolvidos na administração de contratos, como reduz erros, elimina gargalos e proporciona maior controle sobre os documentos.

Portanto, se deseja melhorar sua gestão e garantir o controle de contingências, saiba como a automatização da gestão de contratos pode potencializar os resultados na sua empresa!