vantagens documento digital

Inúmeras são as vantagens de se trabalhar com Documentos Digitais nas empresas. Por isso, neste artigo trouxemos 5 delas para como essa inovação pode aumentar a produtividade do seu negócio.

Conforme a transformação digital avança, a demanda por tecnologias que otimizem tempo e dinheiro está cada vez maior. Para se manter competitivo, é necessário se adaptar a essa realidade e buscar formas de migrar do analógico para o online da melhor maneira possível.

Vantagens dos Documentos Digitais

Pensando nesse cenário, listamos 5 vantagens da adoção de documentos digitais que podem impactar o seu negócio de forma positiva:

  • Eficiência e produtividade;
  • Redução de custos;
  • Diminuição de riscos;
  • Armazenamento e compartilhamento;
  • Sustentabilidade.

Pode parecer simples, mas cada uma dessas 5 Vantagens pode gerar muito mais valor ao seu empreendimento. Quer saber mais sobre cada uma delas? Acompanhe:

Eficiência e produtividade

Não seria muito mais fácil digitar o nome do documento que você precisa e localizá-lo sem precisar abrir dez gavetas e folhear pilhas de papéis? Fazer a gestão deles certamente será mais fácil digitalmente.

Inclusive, segundo a Associação Brasileira das Empresas de Gerenciamento de Documentos (ABGD), 2 horas por dia é o tempo que profissionais brasileiros levam procurando documentos impressos.

Por isso, com a implementação de documentos digitais, ganha-se muito mais rapidez na busca e gestão de dados. Consequentemente, tempo e esforços tendem a ser cada vez menores, à medida que seus colaboradores não precisarão se locomover para realizar os trâmites necessários na gestão de documentos.

Diminuição de riscos

Enquanto existirem documentos físicos, a empresa corre uma série de riscos que podem alterar a integridade desses arquivos, como por exemplo, incêndios ou inundações.

Mas não pense que isso é resolvido ao armazenar documentos em HDs e pendrives. Assim como os materiais impressos, esses equipamentos também correm os mesmos riscos de extravio. Por isso, a melhor opção disponível é o armazenamento em nuvem.

Redução de custos

Ao utilizar documentos digitais, em vez de gastar o seu dinheiro mensalmente na utilização de papéis, tintas e impressoras, se torna mais rentável para a sua empresa investir na manutenção de uma tecnologia em nuvem. 

Sem contar com outros custos envolvidos como motoboy e correios, por exemplo. Isso porque, mesmo que este também seja um gasto mensal, promovem a sustentabilidade do seu negócio.

Nesse mesmo contexto, podemos pensar também nos contratos digitais. Para negócios como imobiliárias, por exemplo, utilizar esse tipo de funcionalidade pode reduzir tempo e custos de deslocamento dos envolvidos para fechar um negócio.

Armazenamento e compartilhamento

Como a tecnologia em nuvem já é uma realidade em milhares de negócios, ao adotar documentos digitais você ganha espaço físico e garante muito mais facilidade na hora de encontrar um documento.

Além disso, pense em como seria interessante não precisar de um local físico para arquivar os seus documentos. Mais do que isso, é possível também assiná-los  digitalmente.

Diante da pandemia de COVID-19, milhares de empresas se deram conta de que o home office tem um grande potencial de escalabilidade, já que há possibilidade de se trabalhar de qualquer lugar e de forma integrada.

Sustentabilidade

Trabalhar com pilhas e mais pilhas de papel têm-se mostrado disfuncional para as empresas. Além de contribuir para o desmatamento por conta da extração da celulose, o acúmulo de papel também é um problema para a organização e busca de documentos.

Portanto, quanto mais folhas, mais desordem e impactos ao meio ambiente acontecem. Assim, a adoção de documentos digitais é uma forma de minimizar riscos, economizar espaço, dinheiro e tempo.

Mas por que investir em Documentos Digitais?

Certamente se você quer enxergar o futuro rentável da sua empresa é preciso compreender a urgência da transformação digital.

Implementar a gestão e uso de documentos digitais é proporcionar uma melhor experiência tanto para quem trabalha com dados, quanto para quem consome informação.

As pessoas estão cada vez mais inseridas na realidade das soluções tecnológicas, pois trazem consigo conforto e agilidade, além de proporcionarem o acesso mais democrático e seguro, via criptografia.

Com isso, é possível fazer um trabalho mais colaborativo, melhorando a comunicação com clientes, fornecedores e até mesmo entre filiais.

Aposte no digital

Além de todas as vantagens listadas, a segurança que a documentação digital pode trazer para o seu negócio é um ponto que deve ser avaliado.

Por esses motivos, é fundamental que sua empresa esteja preparada para as transformações cada vez maiores e mais digitais.

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